Trong lúc dịch Covid-19 khiến việc ứng tuyển trực tiếp gặp nhiều khó khăn thì email chính là công cụ tốt nhất để giúp ứng viên (ƯV) thể hiện mình với nhà tuyển dụng. Thực tế cho thấy việc tạo một email ứng tuyển chuyên nghiệp mới là chìa khóa để đưa hồ sơ của ƯV vào phòng phỏng vấn cuối cùng. Thông qua email ứng tuyển, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được mức độ thành thạo tin học văn phòng của ƯV, mức độ chuyên nghiệp, tâm huyết của ƯV đối với vị trí việc làm như thế nào.

Theo bà Đặng Châu Ngọc, Giám đốc Chi nhánh miền Nam của TopCV, nhiều ƯV trẻ xem nhẹ việc đặt tên cho địa chỉ email cá nhân của mình nên hay dùng những tên không liên quan gì đến cá nhân mình để làm địa chỉ email. Chẳng hạn có nhiều ƯV nữ lấy tên girlxinh99@g..., hay tên cobebuongbinh_sg@ya... Những tên địa chỉ email như thế này sẽ khiến nhà tuyển dụng đánh giá mức độ thiếu chuyên nghiệp và thiếu nghiêm túc của ƯV.

Về cơ bản thì cấu trúc tiêu đề email phổ biến là "Họ và tên - vị trí ứng tuyển". Nếu nhà tuyển dụng không có yêu cầu về cú pháp soạn tiêu đề email thì ƯV có thể sáng tạo theo cách riêng của mình, tuy nhiên vẫn phải bảo đảm tuân thủ các quy tắc chung. Cụ thể, tiêu đề nên viết ngắn gọn bởi phần hiển thị tiêu đề của hộp thư đến chỉ giới hạn ở số lượng ký tự nhất định, đặc biệt là khi quan sát trên thiết bị di động. Do vậy, ƯV nên lựa chọn những từ ngữ có ý nghĩa trọng tâm, chẳng hạn "cử nhân QTKD ứng tuyển vị trí sale", "kỹ sư AI ứng tuyển vị trí lập trình trí tuệ nhân tạo"... Tránh những tiêu đề chung chung khiến email của bạn dễ bị lu mờ giữa hàng ngàn email ứng tuyển khác.

Lời chào và mở đầu trong email ứng tuyển cần thể hiện sự tôn trọng và lịch sự đối với người nhận, do đó bắt buộc phải có cụm từ "kính gửi". Nếu biết chính xác tên nhà tuyển dụng, ƯV phải nêu rõ ràng kính gửi ai: "Kính gửi + họ và tên, chức vụ người nhận". Nếu không biết chính xác, bạn có thể ghi "kính gửi giám đốc bộ phận nhân sự" hay "kính gửi tổng giám đốc công ty...". Tiếp theo là phần giới thiệu ngắn gọn về bản thân. Phần này ƯV nên giới thiệu tóm tắt về bản thân mình, bao gồm các nội dung như tên tuổi, hiện đang sinh sống ở đâu hoặc đam mê và kỳ vọng về nghề nghiệp trong tương lai. ƯV nên dành vài dòng để trình bày về mục đích gửi email ứng tuyển của mình. Chẳng hạn như bạn tìm thấy thông tin tuyển dụng ở đâu đó và sau khi đọc kỹ phần mô tả công việc thì bạn nhận thấy mình phù hợp với công việc đó. Phần này ƯV nên viết ngắn gọn, súc tích nhưng nên có tính dẫn dắt vấn đề.

Ngay sau đó sẽ là phần kinh nghiệm để làm nổi bật lý do mình ứng tuyển và sự phù hợp thông qua kinh nghiệm của bản thân. Tuy phần kinh nghiệm và kỹ năng đã được đề cập chi tiết trong hồ sơ gửi kèm nên trong email ứng tuyển, ƯV chỉ nên lựa chọn 2 đến 3 kinh nghiệm hoặc kỹ năng nổi bật để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Kết thúc nội dung chính trong email ứng tuyển, ƯV không được quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem hồ sơ của mình.

Cuối cùng, một email chuyên nghiệp không thể thiếu phần chữ ký email. Phần chữ ký email phải bảo đảm đầy đủ các nội dung: họ tên, số điện thoại, địa chỉ liên lạc, website, địa chỉ email… Những nội dung này là cơ sở để nhà tuyển dụng có thêm cách thức liên hệ và tìm hiểu thông tin của ƯV.