• Hotline: 093.784.1299
  • HCM: 243 Huỳnh Văn Bánh, 12, Phú Nhuận
  • Hà Nội: VINACONEX 7, Cầu Diễn, Từ Liêm

Cách viết email bằng tiếng anh chuẩn chuyên nghiệp

Soạn thảo một cấu trúc email tiếng Anh chuẩn mực, chuyên nghiệp trong công việc không phải là chuyện dễ dàng với đa phần người đi làm hiện nay. Nếu bạn làm việc với khách hàng và đối tác nước ngoài, bạn càng phải khéo léo hơn khi viết email tiếng Anh. Hãy tham khảo mẫu viết email tiếng Anh thông dụng sau đây để hiểu được cách viết email bằng tiếng anh trong kinh doanh để áp dụng dễ dàng và đơn giản trong công việc nhé.

Email là một phương tiện giao tiếp được sử dụng phổ biến. Đặc biệt, trong công việc, viết email đúng cách sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt cho công ty.

Cách viết email bằng tiếng anh

1. Cấu trúc cơ bản của Email

- Chào hỏi và giới thiệu (Salutation & Greeting): phần mở đầu của email, tùy vào đối tượng nhận sẽ có các cách viết tương ứng.

- Nội dung chính (Main point): phần chính của email, nêu nội dung muốn gửi tới người nhận một cách rõ ràng và ngắn gọn.

- Kết thúc (Conclusion): phần kết thúc của email, bao gồm lời chào cuối email và chữ ký của bạn.

2. Viết Email trang trọng như thế nào?

2.1 Phần giới thiệu

Trường hợp đã biết tên người nhận, bạn có thể sử dụng "Dear Mr/Mrs/Ms" cùng với họ của người đó. Ví dụ: "Dear Mr. Patterson", "Dear Mrs. Brown"...

Nếu chưa có thông tin về người nhận, bạn có thể viết "Dear Sir/Madam" hoặc "To whom it may concern" (Gửi đến người quan tâm). Sau khi chào, bạn dùng dấu phẩy và xuống dòng để viết tiếp.

Nếu phản hồi email trước đó của họ, bạn có thể cảm ơn để thể hiện sự chuyên nghiệp và khiến người nhận cảm thấy được tôn trọng hơn.

"Thank you for contacting us" (Cảm ơn vì đã liên lạc với chúng tôi).

"Thank you for your email" (Cảm ơn email của bạn).

"Thank you for your prompt reply" (Cảm ơn vì đã phản hồi nhanh chóng).

Trường hợp khác, bạn có thể mở đầu bằng một câu chúc, hỏi thăm sức khỏe, tình hình công việc của người nhận.

"I hope you had a great weekend/ day/ week" (Tôi hy vọng bạn có một cuối tuần/ ngày/ tuần tuyệt vời).

"I hope this email finds you well/ I hope you are well/ I hope you are doing well" (Tôi hy vọng bạn vẫn khoẻ).

"I hope things in London are going well" (Tôi hi vọng mọi thứ ở London vẫn diễn ra tốt đẹp).

"How are you?" (Bạn có khỏe không?)

"How are things going in Paris?" (Mọi thứ ở Paris diễn ra thế nào rồi?)

2.2 Phần nội dung 

Phần này sẽ dựa vào từng trường hợp, mục đích và nội dung bạn muốn gửi đến người nhận để triển khai. Lưu ý, bạn cần trình bày các ý thành đoạn ngắn, sử dụng ngôn từ dễ hiểu, chuẩn xác, đảm bảo nội dung rõ ràng và súc tích.

Đầu tiên, bạn nên nêu mục đích của email để người nhận có thể nắm rõ. Ví dụ:

"I am writing to you about the job position" (Tôi viết thư này về vị trí công việc mà ông đang tuyển).

"I am writing to update you on your latest order" (Tôi viết thư này để cập nhật về đơn hàng gần nhất của anh).

"I am writing with regard to our contract" (Tôi viết thư liên quan đến hợp đồng của chúng tôi).

"I am writing in response to your request for..." (Tôi viết thư để phản hồi yêu cầu của bạn về...).

"I am writing to complain about the poor service that I received from your company on..." (Tôi viết thư này để phàn nàn về một dịch vụ tồi mà tôi nhận được từ công ty bạn vào ngày...).

"We regret to inform you that your order has been delayed" (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng đơn hàng của bạn phải tạm hoãn).

Nếu đang viết email phản hồi hoặc muốn đề cập đến việc đã trao đổi, bạn có thể diễn đạt theo những cách sau:

"As we mentioned in the previous email..." (Như chúng ta đã đề cập trước đó...)

"Further to our issue of/ with (something)..." (Theo như vấn đề (gì đó) của chúng ta...)

"Further to your email... (Theo như email của bạn...)

Sau đó, hãy nêu yêu cầu một cách lịch sự:

"I would be interested in having more details about this product" (Tôi quan tâm đến việc có thêm chi tiết cụ thể về sản phẩm này).

"I would like to ask for your help in this auction" (Tôi cần bạn giúp trong cuộc đấu giá lần này).

"I would like to request a price quotation for the following items" (Tôi muốn hỏi báo giá của các sản phẩm sau đây).

"We would like to apologise for our delay" (Chúng tôi thật lòng xin lỗi vì sự chậm trễ này).

"I am pleased to place an order" (Tôi muốn đặt một đơn hàng).

"Please confirm the meeting time" (Vui lòng xác nhận thời gian diễn ra cuộc họp).

Nếu đính kèm file nào đó, bạn có thể viết:

"I’m sending you [file’s name] as a pdf file" (Tôi đang gửi kèm một bản pdf).

"I’ve attached [file’s name] for your review" (Tôi đang đính kèm một file để anh xem lại).

"Here’s the document that you’ve asked for" (Đây là văn bản mà anh yêu cầu).

2.3 Phần kết

Bạn có thể kết thúc email bằng việc bày tỏ ý muốn giữ liên lạc và nhận phản hồi. Ví dụ:

"I look forward to discussing this issue with you in greater detail" (Tôi mong được thảo luận thêm với bạn về vấn đề này).

"If you have any questions, please do not hesitate to contact me" (Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với tôi).

"If you have any concerns, please let me know" (Nếu bạn có bất kỳ băn khoăn gì, làm ơn xin cho tôi biết).

"Please let me know if you need any help" (Làm ơn cho tôi biết nếu bạn cần thêm sự giúp đỡ gì).

"Any feedback you can give me on this would be highly/ much appreciated" (Chúng tôi mong nhận được cứ phản hồi nào từ phía bạn).

"Please let me know if you need to reschedule our next meeting" (Cho tôi biết nếu bạn cần thay đổi lịch cuộc gặp tiếp theo của chúng ta).

"Thank you in advance" (Xin cảm ơn bạn trước).

"Many thanks for your interest in our company/products" (Xin cảm ơn sự quan tâm của bạn tới công ty/các sản phẩm của chúng tôi).

"I look forward to hearing from you soon/seeing you soon" (Tôi mong nhận được sự phản hồi sớm từ bạn/gặp bạn sớm).

Cuối cùng là lời chào cuối email kèm theo chữ ký, danh xưng và chức vụ của bạn. Phần này cũng có dấu phẩy như lời chào, sau đó bạn ký tên mình.

"Best regards", "Sincerely", "Yours faithfully" (Trân trọng,)

(Trân trọng,)

3. Viết Email thông dụng

3.1 Phần giới thiệu

Bạn có thể sử dụng "Hi", "Hello" cùng với họ của người đó. Chẳng hạn:

"Hi, John!", "Hello, Tom!", "Hey, there!" (Chào đằng ấy!). Sau khi chào hỏi, bạn có thể hỏi thăm tình hình, sức khỏe, công việc... của người nhận. Ví dụ:

"How are you?" (Bạn có khỏe không?), "How are you doing?" (Dạo này bạn thế nào?), "How are things?" (Mọi thứ sao rồi?), "How have you been?" (Bạn dạo này thế nào?)...

3.2 Phần nội dung 

"I just want to know how everything is going" (Mình chỉ muốn biết mọi thứ thế nào rồi).

"I’m writing to tell you about my wonderful trip" (Mình viết để kể cho cậu về chuyến đi tuyệt vời tụi mình).

"I’m excited/thrilled/delighted to tell you that I'm going to get married next month!" (Mình rất vui khi thông báo với cậu rằng tháng sau mình sẽ kết hôn!).

"Here’s our newest video. Hope you enjoy it!" (Đây là đoạn phim mới nhất của tụi mình. Mong rằng cậu sẽ thích nó!).

2.3 Phần kết

Vì là email thân mật nên bạn có thể dùng những ví dụ sau kèm theo tên hoặc biệt danh của bạn:

"See you later, (Gặp sau nhé), "Take care," (Giữ sức khỏe), "See you soon," (Sớm gặp lại), "Stay safe," (Giữ sức khoẻ nhé), "Thanks," (Cảm ơn nha), "Cheers," (Cảm ơn và chào nhé), "Have a lovely day!" (Chúc cậu một ngày tốt lành!).

4.85 sao của 2429 phiếu bầu
Cách viết email bằng tiếng anh
Cách viết email bằng tiếng anh
Email marketing Liên hệ Liên hệ Liên hệ
Xem thêm
Bạn muốn===>Tìm hiểu thêm email
Nếu bạn chưa tìm được câu trả lời cho vấn đề của mình===>Truy cập vào đây

BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ

Cách soạn thảo email công việc chuyên nghiệp mẫu email chuyên nghiệp
Cách soạn thảo email công việc chuyên nghiệp mẫu email chuyên nghiệp
Hãy nhớ lại lần cuối cùng khi bạn nhận được một tin nhắn email với hình thức và nội dung được soạn thảo vô cùng tệ hại. Bạn có thể phải đọc đi đọc lại nó một vài lần mới có thể nắm được những điểm chính mà người...
Hướng dẫn viết email xin việc Mẫu email xin việc tiếng Anh Việt
Hướng dẫn viết email xin việc Mẫu email xin việc tiếng Anh Việt
Email xin việc là một trong những xu hướng tất yếu của cuộc sống công nghệ ngày nay thay vì những lá đơn xin việc nộp trực tiếp như trước đây. Chắc hẳn bài viết này đã ít nhiều cung cấp cho bạn thêm những kiến thức bổ ích liên...
Email viết nhầm Facebook thành Fecebooks của Steves Jobs của Apple
Email viết nhầm Facebook thành Fecebooks của Steves Jobs của Apple
Một chiếc email viết nhầm 'Facebook' thành 'Fecebooks' của Steves Jobs đã châm ngòi cho một cuộc chiến dai dẳng hơn một thập kỷ giữa Facebook và Apple. Vào tháng 10/2018 Giám đốc điều hành Apple, Tim Cook đã giáng một cú tát vào hoạt động kinh...
Cách viết email sales sao cho hay mẫu lời chào bán hàng online
Cách viết email sales sao cho hay mẫu lời chào bán hàng online
Bạn chắc hẳn cũng đã trải qua những tình huống trong hộp thư đầy rẫy có “BDR spam”, hoặc là các email sales về những chiến dịch sales mà bạn thể đếm xuể. Những “email rác” này xuất hiện vì những nguyên nhân điển hình như 1)...
Viết nội dung email marketing khó hay dễ để không bị liệt vào spam
Viết nội dung email marketing khó hay dễ để không bị liệt vào spam
Bạn vẫn thường thấy trên một website nào đó vài cái pop-up mời chào kiểu “Hãy click vào đây để nhận được quà đặc biệt qua email”. Khách hàng thường liệt những email chào mời kiểu đó vào hàng spam chính hiệu. Không ai muốn email...
Kỹ năng viết email chuyên nghiệp với 5 cụm từ không nên dùng
Kỹ năng viết email chuyên nghiệp với 5 cụm từ không nên dùng
Có đôi lúc, bạn nên dừng lại suy nghĩ một chút trước khi nhấn nút "Gửi" email cho một ai đó, đặc biệt là khi bạn đang tức giận hoặc cảm thấy thất vọng. Đừng trả lời email ngay lập tức. Đừng để bản thân phải cảm thấy hối...
Cách viết email xin việc cho người mới ra trường
Cách viết email xin việc cho người mới ra trường
Nhiệm vụ của tiêu đề là nêu bật nội dung chính của email, vì thế nó có vai trò quyết định người nhận có mở ra đọc hay không. Một email xin việc không có tiêu đề hoặc tiêu đề sơ sài, không rõ ràng sẽ bị cho ngay vào mục “thùng rác”. Do vậy bạn cần viết thư xin việc tươm tất ngay từ tiêu đề email.
Cách viết email chuyên nghiệp mẫu email chuyên nghiệp
Cách viết email chuyên nghiệp mẫu email chuyên nghiệp
Trong môi trường làm việc, có nhiều hình thức trao đổi thông tin liên lạc giữa các CBCNV với nhau, trong đó không thể thiếu việc soạn thảo email. Làm cách nào để thực hiện 1 email với đầy đủ các nội dung, có hình thức chuyên nghiệp...
Hướng dẫn viết email chuyên nghiệp gửi sếp đối tác nộp bài cho thầy có
Hướng dẫn viết email chuyên nghiệp gửi sếp đối tác nộp bài cho thầy có
Khi viết email, điều quan trọng là sử dụng dòng chủ đề chi tiết, đầy đủ thông tin. Khi người đọc nhìn thấy dòng tiêu đề, họ sẽ nắm  bắt được nội dung thông điệp bạn muốn gửi đến. Tiêu đề cũng phải đủ liên quan...

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Cách tạo chữ ký trong Gmail Outlook trên máy tính điện thoại đẹp
Cách tạo chữ ký trong Gmail Outlook trên máy tính điện thoại đẹp
Chữ ký trong Gmail có vai trò như một danh thiếp hiển thị đầy đủ thông tin liên lạc, địa chỉ, website,... hoặc trích dẫn ưa thích của bạn, được tự động thêm vào cuối thư Gmail giống như chân trang. Ngoài việc gây ấn tượng cho...
Tạo email tùy chỉnh từ số điện thoại trên iCloud+
Tạo email tùy chỉnh từ số điện thoại trên iCloud+
iCloud email là một dịch vụ email miễn phí do Apple cung cấp cho người dùng, nó được cài đặt trực tiếp trên các thiết bị iOS, Mac. Tài khoản iCloud của bạn sẽ có 5GB lưu trữ cho hình ảnh, dữ liệu và trong đó có cả email. Chắc hẳn...
Hướng dẫn viết email ứng tuyển chủ đề email xin việc
Hướng dẫn viết email ứng tuyển chủ đề email xin việc
Ngay sau đó sẽ là phần kinh nghiệm để làm nổi bật lý do mình ứng tuyển và sự phù hợp thông qua kinh nghiệm của bản thân. Tuy phần kinh nghiệm và kỹ năng đã được đề cập chi tiết trong hồ sơ gửi kèm nên trong email ứng tuyển, ƯV...
Cách hoạt động của email trên iOS mới Apple đã thay đổi như nào
Cách hoạt động của email trên iOS mới Apple đã thay đổi như nào
Trong sự kiện diễn ra đầu tháng 6, Apple tuyên bố đang chấm dứt điều đó bằng một tính năng mới được gọi là "Mail Privacy Protection" (Tạm dịch: Bảo vệ quyền riêng tư trong hòm thư) . Apple cho biết tính năng này dự kiến sẽ xuất hiện trên phiên bản IOS 15 vào nửa cuối năm nay.
Xem ảnh 3D ngay trong Gmail hướng dẫn xem ảnh 3d
Xem ảnh 3D ngay trong Gmail hướng dẫn xem ảnh 3d
Nếu bạn là nhà thiết kế đồ họa và cần xem ngay ảnh 3 chiều trong hộp thư Gmail khi máy tính không có chương trình hỗ trợ thì có thể sử dụng giải pháp trong bài viết.
Cách ẩn địa chỉ email trên iphone khi tạo tài khoản web để spam
Cách ẩn địa chỉ email trên iphone khi tạo tài khoản web để spam
Ví dụ địa chỉ email chính của bạn là abc@vietbao.vn. Khi bạn đăng ký tài khoản trên một trang web miễn phí, một hộp thoại sẽ hiện ra yêu cầu bạn sử dụng Hide My Email. Nếu bạn chọn Yes, Apple sẽ ngay lập tức tạo ra một địa chỉ...
Gửi email hẹn giờ trong gmail cách cài đặt hẹn giờ gửi mail Outlook
Gửi email hẹn giờ trong gmail cách cài đặt hẹn giờ gửi mail Outlook
Với tính năng hẹn giờ gửi mail trong Outlook, gamil..., bạn có thể lên kế hoạch gửi email công việc dễ dàng, tránh trường hợp quên gửi những email quan trọng. Cùng theo dõi bài viết này để biết cách hẹn giờ gửi mail trong Outlook, cách...
Người dùng email sập bẫy tin tặc cảnh giác cao độ với mail tên miền lạ
Người dùng email sập bẫy tin tặc cảnh giác cao độ với mail tên miền lạ
Nhận định việc gửi email hàng loạt trên gây ảnh hưởng tâm lý và trực tiếp gây thiệt hại cho các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam đồng thời vi phạm Nghị định số 91/2020/NĐ-CP ngày 14/8/2020 về chống tin nhắn rác, thư...
Cứ 3 email rác lại có một email có đính kèm tập tin mã độc
Cứ 3 email rác lại có một email có đính kèm tập tin mã độc
Theo F-Secure, thường cứ 3 mail rác gửi tới các địa chỉ tại Việt Nam thì lại có một email có đính kèm tập tin mã độc, số còn lại chứa liên kết URL. Tấn công mạng và email giả mạo tăng vọt khi đa số mọi người làm việc tại nhà...
093.784.1299
Mục lục