Nếu đang là ứng viên xin việc chắc bạn không còn quá xa lạ với khái niệm email xin việc. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách có được những email xin việc hoàn hảo, ghi điểm tuyệt đối trước nhà tuyển dụng cả. Vì vậy bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến email xin việc, những điều cần lưu ý viết email xin việc và tổng hợp các mẫu email xin việc tiếng Anh hay nhất. Cùng theo dõi bài biết ngay cùng đây!

Những điều cần lưu ý trước khi gửi email xin việc

Viết email xin việc không phải là một việc quá phức tạp, nhưng với những người lần đầu làm việc này thì quả thật còn nhiều bỡ ngỡ và chưa quen. Vậy cần chú ý gì trong cách viết email xin việc nhỉ?

Có 2 điều bạn cần chú ý trước khi viết email xin việc, đó là tên email và tên hiển thị email.

1. Tên email

Tôi đã từng thấy những trường hợp các bạn sử dụng những email siêu đáng yêu như cuncunbietyeu@gmail.comhoặc thậm chí các địa chỉ gmail rất dài. Đây không phải là một ý định hay cho việc gửi email xin việc. Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của mình hơn khi viết email xin việc. Và chỉ với chưa tới 7 phút, bạn hoàn toàn có thể lập một email mới khiến nhà tuyển dụng chú ý tới mình hơn.

Lời khuyên dành cho tên email của bạn là nên chứa tên bạn có thể kèm một vài con số như năm sinh, ngày sinh chẳng hạn như: hoanguyen1998@gmail.com hay lehuy137@gmail.com

Thông qua những tên email đơn giản như vậy, nhà tuyển dụng cũng cảm thấy thoải mái hơn khi nhận được email xin việc của bạn.

2. Tên hiển thị email

Tên hiển thị email là điều quan trọng cần lưu ý khi viết email xin việc, tuy nhiên đây cũng là một trong những điều mà các bạn phần lớn rất ít để ý tới.

Thường có 2 lỗi chính liên quan tới tên hiển thị email khi viết email xin việc đó là:Không phải tên thật và không được viết hoa. Tuy chúng đều không phải là những lỗi quá lớn, nhưng chúng hoàn toàn có khả năng làm bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng đấy! Hãy cùng nhìn để thấy được sự khác biệt phía dưới đây:

Bạn có thể thấy rằng giữa vô số những email xin việc gửi tới nhà tuyển dụng, họ sẽ rất khắt khe trong việc lựa chọn ứng viên vào phỏng vấn nên việc bạn bị đánh trượt hoặc bớt sự chú ý do mắc lỗi liên quan tới tên hiển thị email là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Và giờ bạn đã nhận thấy tầm quan trọng của việc để tên hiển thị email đúng chuẩn. Tiếp theo tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách làm:

• Bước 1: Chọn Setting (Cài đặt) → Chọn Accounts and Import (Tài khoản và Nhập)
• Bước 2: Chọn Edit info (chỉnh sửa thông tin)
• Bước 3: Bạn sửa tên hiển thị tại ô hiện ra rồi Save (lưu thay đổi)

Như vậy chỉ với 3 bước đơn giản là bạn đã có một tên hiển thị email chuyên nghiệp khi viết email xin việc hơn rồi phải không nào, bạn có thể đặt theo cú pháp: Tên + Họ hoặc Tên + Trường hay là Tên + Nơi làm việc, chẳng hạn như: Hạnh NEU, Hải Nguyễn, Hiền VNP,...

Lỗi sai cơ bản khi viết email, thư xin việc

Khi tỷ lệ thất nghiệp tăng cao, tính cạnh tranh cho một số vị trí tuyển dụng sẽ trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải tạo ra một hình ảnh hoàn hảo ngay từ những bước ứng tuyển đầu tiên cho công việc mà mình yêu thích. Bất cứ lỗi sai cơ bản nào trong email hoặc thư xin việc cũng có thể sẽ khiến bạn đánh mất đi cơ hội của mình.

1. Viết sai chính tả hàng loạt trong thư xin việc

Đây là lỗi sai lớn nhất mà bất cứ ai cũng có thể sẽ mắc phải trong quá trình viết email hoặc thư xin việc. Bạn phải luôn nhớ kiểm tra chính tả thật kỹ trước khi gửi, hoặc thậm chí là nhờ một người bạn của mình kiểm tra giúp.

Chỉ một lỗi sai chính tả đơn giản cũng sẽ khiến nhà tuyển dụng nghĩ bạn là người cẩu thả, bất cẩn trong công việc. Vậy nên, nếu viết sai chính tả hàng loạt, bạn chắc chắn sẽ mất đi cơ hội được gọi phỏng vấn, hoặc nếu có thì nhà tuyển dụng cũng chỉ muốn kiểm tra thực hư những gì bạn đã viết trong CV mà thôi.

2. Ghi sai tên nhà tuyển dụng

Bạn có thể đang rất tự tin rằng mình sẽ chẳng bao giờ ghi sai tên nhà tuyển dụng; thế nhưng khi ứng tuyển vào nhiều công việc cùng lúc và gần như cảm thấy chán nản với việc gửi email xin việc, bạn hoàn toàn có thể mắc lỗi mà không hề hay biết. Trên thực tế, có tới 70% nhà tuyển dụng nói rằng họ sẽ tự động loại một ứng viên nếu như viết sai tên mình. Do đó, bên cạnh kiểm tra chính tả, hãy đảm bảo chắc chắn rằng tên nhà tuyển dụng được viết chính xác.

3. Không đúng trọng tâm

Tập trung khoe khoang quá nhiều về bản thân cũng là một lỗi sai đáng lưu ý khi viết thư xin việc. Mục đích của nhà tuyển dụng là tìm kiếm một ứng viên có thể mang lại những giá trị tốt đẹp cho công ty của họ. Hơn hết, họ muốn biết bạn sẽ làm được những gì cho họ nếu như được tuyển.

Việc chia sẻ những kinh nghiệm làm việc, trình độ, và thậm chí là thành công trong quá khứ cũng rất quan trọng, nhưng nếu như nó chẳng liên quan gì đến yêu cầu của nhà tuyển dụng, thì những thông tin này hoàn toàn vô nghĩa. Do đó, hãy cố gắng nêu thành tích dựa trên những gì mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm, tất cả đều có trong bản mô tả công việc.

4. Tên Email ứng tuyển thiếu chuyên nghiệp

Tên email (cùng với tên và địa chỉ của người gửi) sẽ là những thứ nhà tuyển dụng nhìn vào đầu tiên khi nhận được email của bạn. Ngày nay có rất nhiều email quảng cáo, spam,... nên những người bận rộn thường sẽ không mở tất cả thư mà họ nhận được. Khi đó, tên email xin việc sẽ là yếu tố quyết định họ sẽ mở hoặc xóa email. Vì vậy, hãy nhớ viết tên email thật rõ ràng và đặc biệt là không được chứa bất cứ lỗi chính tả nào nhé.

5. Viết email quá ngắn hoặc quá dài

Nếu gửi email xin việc quá ngắn, nhà tuyển dụng sẽ có thể nghĩ bạn không hẳn hứng thú với vị trí tuyển dụng này. Hơn nữa, khi viết quá ngắn, bạn cũng không thể cho nhà tuyển dụng thấy hết được tiềm năng của bạn đối với công ty. Nhưng ngược lại, email viết quá dài cũng sẽ là một điểm trừ. Nhà tuyển dụng nhận được hàng ngàn thư xin việc mỗi ngày, và nếu như thư quá dài, họ thường sẽ có xu hướng bỏ qua và chuyển ngay sang một ứng viên khác.

6. Quên đính kèm CV

CV là phương tiện duy nhất để nhà tuyển dụng bước đầu đánh giá ứng viên. Việc đính kèm CV không hề khó, nhưng lại có rất nhiều người nhấn gửi email rồi mới nhận ra mình quên chưa đính kèm CV.

Thậm chí, nếu bạn nhận ra mình đã quên đính kèm CV và sửa lỗi bằng cách gửi ngay một email khác, thì bạn vẫn sẽ trở thành người thiếu chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, Gmail hiện nay đã có tính năng "Undo Email" (thu hồi email) có thể giúp bạn gỡ khó trong trường hợp này.

Thư xin việc sẽ là điểm nhấn cho phần kỹ năng cũng như kinh nghiệm của bạn, tạo cơ hội cho bạn được nhà tuyển dụng chú ý. Trong Thư xin việc của mình bạn có thể tạo sự khác biệt với những ứng viên khác vì vậy hãy thật nghiêm túc thể hiện cá tính của mình nhé.

12 quy tắc viết email xin việc chuyên nghiệp

1. Tiêu đề của email phải rõ ràng, đúng trọng tâm

"Mọi người thường quyết định có mở email mới đọc hay không dựa vào tiêu đề" và "hãy chọn một tiêu đề mà người nhận có thể biết được liệu bạn sẽ đưa ra giải pháp cho vấn đề họ đang quan tâm hay trình bày về những vấn đề mới có liên quan đến hoạt động kinh doanh hiện tại" (Theo Patcher).

2. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu đang làm việc cho các công ty, bạn nên sử dụng email công ty hoặc email có liên quan đến công ty. Tuy nhiên, nếu bạn là một freelancer hoặc cần thiết sử dụng email trong các trường hợp đặc biệt thì bạn cũng nên cẩn thận khi lựa chọn email đó, nhất là khi bạn muốn sử dụng địa chỉ email đó để viết email xin việc.

Nên sử dụng địa chỉ email có bao gồm tên của mình để người nhận có thể biết được chính xác bức thư này đến từ ai. Mặc dù các địa chỉ email thời cấp ba và đại học rất đáng yêu như "lovely@..." hay "bearboy@..." nhưng thực sự là nó không hề phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và chắc chắn sẽ bị loại ngay khi nhà tuyển dụng vừa nhìn thấy.

3. Trước khi quyết định "trả lời tất cả" hãy suy nghĩ thật kỹ

Việc nhận được email của rất nhiều người mà mình không quen biết là việc xảy ra thường xuyên ở nhiều người và việc lựa chọn lờ đi, bỏ qua những thông báo hiển thị trên điện thoại có thể khiến bạn mất tập trung vào công việc. Vì vậy, để tránh việc gây ra phiền phức không đáng có cho người nhận thì bạn hãy cân nhắc thật kỹ trước khi lựa chọn "trả lời tất cả", trừ trường hợp bạn nghĩ rằng mọi người có trong danh sách đều cần phải nhận được email.

4. Sử dụng những mở đầu email chuyên nghiệp

Để tạo được ấn tượng ngay lập tức mở đầu email một cách chuyên nghiệp. Không nên sử dụng những biểu cảm hoặc lời chào quá mức thân mật như ở các tin nhắn thông thường. Hãy đề cập đến tên của người nhận trong lời mở đầu và đặc biệt không được rút gọn tên của họ

5. Hạn chế dùng dấu chấm than

Nếu bạn muốn sử dụng dấu chấm than, bạn cần lưu ý chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất để thể hiện sự phấn khích, Patcher nói. "Mọi người thi thoảng mất kiểm soát, dẫn tới việc sử dụng khá nhiều dấu chấm than cuối mỗi câu. Điều này có thể khiến người nhận cảm thấy họ không kiềm chế được cảm xúc hoặc chưa thực sự trưởng thành". Do vậy, hãy hạn chế đến mức có thể việc sử dụng các dấu chấm than.

6. Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn

Khiếu hài hước là thứ có thể khiến cho bạn có thể không kiểm soát được giọng điệu và những biểu cảm trên khuôn mặt của mình. Tuy nhiên, trong các trường hợp đòi hỏi tính chuyên nghiệp như khi viết email xin việc thì bạn nên loại bỏ sự hài hước ra khỏi những cái email.

7. Lời chào cuối email rất quan trọng

- ‘Yours sincerely’ được dùng khi viết thư cho người mà bạn quen biết.

- ‘Yours faithfully’ được dùng khi viết thư cho người mà bạn chưa gặp.

- ‘Sincerely’ nên dùng trong thư xin việc, thể hiện sự chân thành.

- ‘Best Regards’ thể hiện sự trân trọng, có thể dùng trong đa số trường hợp.

8. Giữa các ý, các đoạn nên cách nhau một dòng

Việc trình bày như vậy sẽ giúp cho email trở nên gọn gàng, dễ đọc, dễ nhìn và tạo thiện cảm cho người nhận được email của bạn.

9. Trả lời tất cả các email, ngay cả khi email đó bị gửi nhầm cho bạn

Có thể là rất khó khi trả lời tất cả các email gửi đến cho bạn nhưng hãy cố gắng để làm điều đó, cho dù đó có thể là những email gửi nhầm. Việc trả lời tất cả các email có thể giúp đối phương nhận ra họ đã gửi không đúng địa chỉ và đây cũng chính là một quy tắc lịch sự, nhất là người gửi nếu làm cùng công ty, cùng ngành với bạn.

10. Đọc lại email trước khi gửi

Đừng quá phụ thuộc vào các công cụ kiểm tra lỗi chính tả mà hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email trước khi gửi.

11. Nhập địa chỉ email cuối cùng

Có khá nhiều trường hợp email bị gửi đi bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả do vô tình nhấn phải một phím nào đó trên bàn phím. Vì vậy, hãy chọn cách nhập địa chỉ email người nhận vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc.

12. Kiểm tra kỹ lưỡng email của người nhận

Hãy cẩn trọng khi nhập địa chỉ email vì có thể bạn gõ sai tên người nhận hoặc vô tình gửi cho quá nhiều người cùng lúc.

Cách viết email xin việc tiếng Anh hay nhất

Ngày nay việc gửi email xin việc bằng tiếng Anh đối với một số công ty thì đó là điều bắt buộc. Vậy cách viết email xin việc tiếng Anh có gì khác so với viết email xin việc tiếng Việt nhỉ?

1. Lời chào ở đầu thư

Để có lời chào đầu thư trong việc viết email xin việc tiếng Anh chuẩn và chính xác thì việc đầu tiên bạn cần xác định rõ đối tượng nhận tin. Có các trường hợp như dưới đây:

• Bạn không biết chính xác tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể viết lời chào như sau: Dear [Name of company], Dear Hiring Manager, …
• Nếu bạn biết tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể mở đầu trong cách viết email xin việc của mình bằng cụm từ thân mật nhưng không kém phần trang trọng như: “Dear Tom,”

2. Cách viết đoạn đầu tiên

Với đoạn đầu tiên này trong email xin việc bằng tiếng Anh, bạn chỉ cần dùng từ 1 - 2 câu đề cập tới mục đích viết là mong muốn ứng tuyển vào vị trí công việc. Chẳng hạn:

Dear Tom,

I am writing to you with regards to the position within your company for Staff Marketing

3. Phần nội dung chính của thư

Trong email xin việc tiếng Anh thì phần nội dung sẽ thường gồm 2 -3 đoạn. Mục đích chính của phần này sẽ trả lời các câu hỏi bên dưới:

• Lý do bạn nghĩ mình phù hợp với vị trí ứng tuyển
• Những kinh nghiệm, kỹ năng cứng và kỹ năng mềm mà bạn có (ưu tiên những kinh nghiệm liên quan tới công việc)
• Lý do bạn muốn làm việc tại công ty ứng tuyển là gì?

4. Cách viết đoạn cuối thư

Đoạn cuối thư là nơi bạn tóm lại vấn đề và hy vọng sẽ nhận được cuộc gọi hoặc email phản hồi từ phía nhà tuyển dụng cùng lời cảm ơn chân thành. Các nội dung chi tiết bao gồm:

• Nhắc lại tóm gọn lý do bạn ứng tuyển vào công ty bằng 1 câu văn.
• Nói lên mong muốn của bạn như về một buổi phỏng vấn trực tiếp để có thể thể hiện mình nhiều hơn nữa.
• Cung cấp thông tin để nhà tuyển dụng liên lạc, bao gồm SĐT, địa chỉ email.
• Đề cập tới những tài liệu đính kèm như CV, các chứng chỉ, ...
• Cảm ơn nhà tuyển dụng

5. Cách viết kết thúc email và chữ ký

Cách viết email xin việc tiếng Anh chuyên nghiệp sẽ được kết thúc bằng cụm từ: “Best” hoặc “Sincerely”. Về chữ ký email xin việc bạn có thể tạo như cách tôi đã chỉ ở phần phía trên, tuy nhiên hãy để các thông tin của bạn bằng tiếng Anh nhé!

6. Ví dụ email xin việc tiếng Anh

Dưới đây là một mẫu email xin việc bằng tiếng Anh, bạn hoàn toàn có thể tham khảo để có những mẫu email độc đáo cho riêng mình.

Cách viết email xin việc tiếng Việt chuẩn và ấn tượng nhất

Nếu như ở phần trước, các nội dung cần chú ý trước khi viết email xin việc đã được tôi chỉ ra nhằm giúp các bạn chú ý hơn thì sang phần này tôi sẽ nói rõ hơn về cách viết email xin việc chuẩn và ấn tượng. Đầu tiên chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về mẫu email xin việc bằng tiếng Việt.

1. Tiêu đề email xin việc

Với tiêu đề email xin việc các bạn sẽ dễ dàng nhận thấy có 2 trường hợp có thể xảy ra:

• Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng ghi rõ ràng thông tin về tiêu đề email xin việc

Với trường hợp này thông thường ở cuối thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng về yêu cầu của mình như: Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc thông qua địa chỉ “XXX@gmail.com” với tiêu đề rõ ràng: “Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Tên công ty”.

Và bạn chỉ cần sao chép y nguyên công thức đó và thay tên, vị trí, tên công ty vào là xong. Tôi khuyên các bạn nên làm theo đúng hướng dẫn của bên tuyển dụng vì không phải tự nhiên mà họ có yêu cầu như vậy. Điều này sẽ giúp họ lọc email dễ dàng và tiện cho công việc tuyển dụng của họ hơn. Vì vậy, bạn cứ làm theo nhé!

• Trường hợp 2: nhà tuyển dụng không nêu cụ thể yêu cầu về tiêu đề email xin việc

Với trường hợp này, tiêu đề email xin việc của bạn nên đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, có chứa tên và vị trí ứng tuyển, đừng viết quá dài dòng hay đan xen cảm xúc của bạn vào nhé!

2. Nội dung email xin việc

A, Phần mở đầu

Hãy mở đầu nội dung email xin việc bằng cụm từ “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng và tôn kính người nhận email. Bạn không nên dùng “Gửi” hay “Thân ái gửi” vì điều này có vẻ sẽ hơi thiếu tôn trọng và giảm đi tính lịch sự.

Có 2 trường hợp có thể xảy ra:

• Bạn biết rõ người nhận email là một cá nhân vậy thì bạn nên ghi: Kính gửi Anh/chị - Tên phòng ban

Chẳng hạn: Kính gửi Chị Nguyễn Thị Tình - Bộ phận tuyển dụng

• Bạn không biết rõ cá nhân nhận đơn xin việc, chỉ biết trực thuộc bộ phận. Với trường hợp này bạn nên ghi: Kính gửi Bộ phận - Tên Công ty

Chẳng hạn:Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự - Công ty TNHH Hoa Hòa Bình

B, Phần nội dung

Phần nội dung email xin việc, sẽ bao gồm:

• Giới thiệu vắn tắt về bản thân bạn
• Mục đích viết email hay bạn gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào
• Nêu kỹ năng, kinh nghiệm, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá cho vị trí bạn ứng tuyển

C, Phần kết

Ở phần kết thúc email, bạn sẽ gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển và xem xét lá đơn của bạn.

3. Chữ ký email

Chữ ký email là một trong những dấu hiệu minh chứng cho sự chuyên nghiệp của bạn trong cách gửi CV xin việc qua email. Khi bạn đã có tên và tên hiển thị email chuyên nghiệp rồi, hãy bổ sung ngay chữ ký email nhé!

Thông thường một mẫu chữ ký email chuyên nghiệp sẽ bao gồm:

• Họ và tên
• Số điện thoại
• Một số thông tin như: địa chỉ facebook, website, địa chỉ nhà, …
• Nghề nghiệp (nếu có)

Tiếp theo tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo chữ kỹ trong email:

• Bước 1: Vào Setting (cài đặt)
• Bước 2: Trong tab General (chung) → Chữ ký
• Bước 3: Trong khung chữ kỹ hiện ra, hãy sửa chữ ký theo ý mình và chọn Lưu thay đổi (Save)

Như vậy là chỉ bằng 3 bước đơn giản là bạn đã có một bộ chữ ký email chuyên nghiệp rồi phải không nhỉ?

4. Đính kèm các tài liệu trong email xin việc

Một mẫu hồ sơ xin việc qua email sẽ thường bao gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ đi kèm khác. Ngoài việc bạn viết một email xin việc gửi tới nhà tuyển dụng, bạn còn cần đính kèm các tài liệu nêu trên để có thể chứng minh năng lực của mình và giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về bạn.

Tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng về vị trí công việc mà bạn sẽ chuyển bị và đính kèm các tài liệu cho phù hợp. Phần lớn ngày nay CV được cho là tài liệu đính kèm phổ biến nhất. Bạn cần đính kèm tài liệu trước khi gửi email, bạn có thể sử dụng chức năng đính kèm tệp có sẵn trong phần soạn thảo.

Về tài liệu đính kèm, bạn nên lưu dưới dạng PDF để đảm bảo thông tin không bị sai lệch trước khi đến nhà tuyển dụng hoặc khi nhà tuyển dụng mở trên các thiết bị khác nhau dạng PDF sẽ giúp thông tin của bạn không bị sai lệch nhiều. Về cách đặt tên file nên là tiếng Việt không dấu.

5. Kiểm tra lại email lần cuối trước khi gửi đi

Dù làm việc gì thì bước cuối cùng cũng luôn cần là kiểm tra lại để tránh những sai sót không đáng có. Vì vậy việc kiểm tra email lần cuối trước khi gửi email xin việc vô cùng quan trọng. Bạn cần có một danh sách những mục cần kiểm tra theo thứ tự như bên dưới đây:

• Tên email
• Tên hiển thị email
• Tiêu đề email
• Địa chỉ người nhận/ Phòng ban tuyển dụng
• Nội dung email
• Các tài liệu kèm theo: nên để tên dưới dạng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu

Và tôi có một danh sách những thứ bạn cần chú ý trong cách viết email xin việc của mình:

• Phần “Kính gửi” nên được in đậm
• Văn phong nên trang trọng, lịch sự, không nên sử dụng nhiều yếu tố và các câu biểu cảm
• Đừng bao giờ mắc phải lỗi “SAI CHÍNH TẢ” bạn nhé

Bạn hãy cố gắng kiểm tra kỹ để đảm bảo có một email xin việc chuẩn và hay nhé!

6. Ví dụ email xin việc tiếng Việt

Để có thể minh họa rõ hơn cho những gì tôi đã nói ở trên về cách viết email xin việc, thì tôi sẽ đưa ra một mẫu thư xin việc qua email để bạn hình dung rõ hơn nhé!

Hướng dẫn viết Email khi bị nhà tuyển dụng từ chối

Sau bao nhiêu chờ đợi và sự chuẩn bị, bạn bước vào phòng phỏng vấn cho vị trí bạn ao ước. Nhưng đáp lại sự mong mỏi và háo hức, bạn nhận được kết quả trượt phỏng vấn. Tuy nhiên, dù chán nản, đừng quên viết một email trả lời nhà tuyển dụng sao cho thật chuyên nghiệp.

1. Tại sao bạn vẫn nên trả lời các email dù đã trượt phỏng vấn?

Bạn đã trải qua rất nhiều vòng phỏng vấn nhưng nhà tuyển dụng lại từ chối bạn ở phút cuối. Bạn sẽ có suy nghĩ tại sao bạn phải trả lời lại họ một cách thân thiện khi họ vừa từ chối bạn.

Tuy nhiên, bạn nên bỏ ngay suy nghĩ ấy đi. Đây là cách để bạn thể hiện tính chuyên nghiệp của mình, thiết lập một mối quan hệ mới và rất có thể nó sẽ giúp bạn mở ra cánh cửa cơ hội trong tương lai.

Nhà văn Muse Sarah McCord từng đề cập đến việc bạn chuyển lời từ chối thành một đề nghị khác như thế nào và chắc chắn bạn sẽ có thái độ hào hứng hơn khi trả lời email. Hơn nữa, đây cũng là cách giúp bạn có thể nhận được những phản hồi, đó sẽ là thông tin có giá trị để bạn có thể cải thiện và tiến bộ cho việc tìm kiếm công việc cho mình sau này.

Thậm chí, với cách hành xử chuyên nghiệp và đầy tôn trọng, chiếc email cảm ơn sau khi bị nhà tuyển dụng từ chối có thể trở thành chìa khóa vàng cho cơ hội lần hai của bạn.

Bị từ chối cho công việc mơ ước, song bạn vẫn nên viết một bức thư thể hiện sự chuyên nghiệp đối với nhà tuyển dụng

2. Vậy nên viết email ra sao sau khi trượt phỏng vấn?

Dù rằng rất hụt hẫng, nhưng bạn cần phải tỏ ra là một người lịch sự và chuyên nghiệp. Hãy tạm gác sự thất vọng và bắt tay viết một chiếc email hồi đáp. Việc “ngó lơ” trước quyết định từ phía công ty có thể khiến bạn bỏ lỡ cơ hội tiếp theo. Tất cả những gì bạn cần làm là viết một chiếc mail cảm ơn thật tinh tế, khéo léo. Chiếc mail cần đáp ứng được các yếu tố:

• Bạn gửi đúng email cho người cần nhận nó. Đây là một lỗi điển hình khi mà nơi bạn gửi chiếc mail là hòm thư chung của công ty. Bạn chỉ nên gửi chiếc mail chính xác vào hòm thư người đã tuyển dụng bạn.
• Hãy tỏ lòng biết ơn. Nhà tuyển dụng đã bỏ thời gian ra để phỏng vấn bạn. Vì vậy bạn cần tỏ lòng biết ơn một cách chân thành đến họ. Luôn nhớ rằng dù bạn có bày tỏ bạn thất vọng về quyết định, tuyệt đối không biểu hiện sự giận dữ hay oán trách nhà tuyển dụng. 
• Thể hiện sự nhiệt tình và sáng kiến của bạn cho công ty khi chuẩn bị kết thư. Đây sẽ là một điểm nhấn khiến nhà tuyển dụng nhớ đến bạn cho những cơ hội phỏng vấn sau này.

3. Mẫu minh họa cho email viết cho nhà tuyển dụng đã từ chối bạn

Để bạn dễ nắm bắt và hình dung, Chúng tôi đã tạo một mẫu email để minh họa cho cách viết thư trả lời.

Xin chào [Tên],

Cảm ơn vì đã cho tôi biết về quyết định từ phía công ty.

Mặc dù tôi khá thất vọng khi không thể trở thành một thành viên của công ty nhưng tôi rất vui vì đã có cơ hội được tham gia buổi phỏng vấn ứng tuyển vị trí [Tên vị trí].

Cảm ơn vì đã cho tôi cơ hội được tham gia phỏng vấn và tôi hy vọng sẽ có cơ hội hợp tác với quý công ty trong thời gian sắp tới. Chúc công ty ngày càng phát triển hơn nữa.

Thân mến,

[Tên người viết]

Thông thường, các ứng viên chỉ có thói quen chỉ trả lời những email mời phỏng vấn, thông báo trúng tuyển. Khi bị nhà tuyển dụng gửi email từ chối thì chúng ta thường “ngó lơ” và bỏ quên chúng. Nhưng viết email trả lời lại là một hành động rất quan trọng cho nhà tuyển dụng thấy bạn là một người chuyên nghiệp, lịch sự và giúp bạn sớm tìm thấy việc làm lương cao phù hợp với mình. Vì vậy, đừng bỏ qua bước quan trọng này nhé. Chúc bạn thành công!