×"Chúng tôi không cố gắng trở thành công ty lớn nhất. Chúng tôi muốn trở thành người giỏi nhất trong lĩnh vực của mình cam kết lâu dài với lĩnh vực này"
×"Chúng tôi không cố gắng trở thành công ty lớn nhất. Chúng tôi muốn trở thành người giỏi nhất trong lĩnh vực của mình cam kết lâu dài với lĩnh vực này"

Kỹ năng viết email chuyên nghiệp với 5 cụm từ không nên dùng

Có đôi lúc, bạn nên dừng lại suy nghĩ một chút trước khi nhấn nút "Gửi" email cho một ai đó, đặc biệt là khi bạn đang tức giận hoặc cảm thấy thất vọng. Đừng trả lời email ngay lập tức. Đừng để bản thân phải cảm thấy hối hận vì đã gửi một email nào đó cho ai! Không phải bất kỳ email nào cũng cần phải được phản hồi ngay lập tức. Hãy suy nghĩ kỹ trước khi hành động!

Phải công nhận rằng, email là một công cụ không thể thiếu được trong cuộc sống và trong công việc. Thậm chí, có những ngày, chúng ta còn bị quá tải "Hộp thư đến" do có quá nhiều những thông tin và công việc cần phải được trao đổi và thực hiện. Email có thể là nơi để bàn bạc và ký kết các công việc kinh doanh. Nó cũng có thể là phương tiện để hình thành nên các mối quan hệ xã hội và cũng là một công cụ hữu ích để mọi người truyền tải các thông tin cần thiết đến với nhau…

Kỹ năng viết email chuyên nghiệp

Shiva Ayyadurai, một kỹ sư người Mỹ gốc Ấn, một chính trị gia và là một nhà doanh nhân nổi tiếng, cũng đã từng đưa ra nhận định rằng: "Email thật sự là một loại công cụ vô cùng hữu dụng và không thể thiếu được trong cuộc sống… Đã đến lúc chúng ta nên học cách để sử dụng chúng một cách có hiệu quả hơn"

Trong thực tế, đôi lúc những thông tin được trao đổi qua các email có thể mang tính sai lệch và sẽ khiến cho người nhận cảm thấy vô cùng thất vọng. Chúng không thể hiện được chính xác những cảm xúc và nội dung mà người gửi muốn truyền đạt đến người nghe, và vì thế, nó có thể khiến cho họ trở nên lo lắng và phiền muộn. Bên cạnh đó, những mặt hạn chế này đôi khi còn có thể gây lãng phí thời gian và có thể khiến cho hình ảnh của bạn trong mắt người khác trở nên tiêu cực và thiếu thiện cảm.

Sau đây là 5 cụm từ thường được sử dụng trong các email, mà nó sẽ khiến cho bất kỳ ai nhận được cũng đều cảm thấy vô cùng khó chịu:

Hãy tiếp tục đi

Cụm từ này có nghĩa là "đừng bao giờ phạm phải một sai lầm nào như vậy nữa". Chúng ta đang trên đà thực hiện công việc hoặc nhiệm vụ này, vậy nên đừng phí phạm thời giờ của tôi nữa.

Thay vì phải dùng những từ ngữ khá lạnh lùng như thế, thì chúng ta nên diễn đạt như thế nào?

Thay vì phải gay gắt với một cá nhân nào đó khi họ chưa làm tốt nhiệm vụ được giao, thì hãy thử đặt mình vào vị trí của họ. Hãy tự hỏi bản thân mình xem: "Tại sao người đã nhận được email từ bạn lại không nắm rõ được những thứ mà bạn đã yêu cầu?"

Bạn cũng có thể nói rõ với họ những điều mà bạn cần họ phải đáp ứng, ví dụ như bạn có thể nói rằng: "Đây là những điều cụ thể mà tôi muốn ở bạn"

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy giả định ra những tình huống hoặc những sự việc có thể xảy ra theo những góc nhìn tích cực nhất và tìm hiểu nguyên nhân vì sao, những vấn đề không mong muốn lại có thể xảy ra. Việc bạn thừa nhận những điều sẽ khiến cho bạn mắc lỗi, sẽ giúp bạn thêm cảm thông và hiểu được những thứ tương tự đang khiến cho người khác mắc phải sai lầm.

Cách dùng từ như vậy trong các email mà bạn gửi cho người khác, sẽ khiến bạn trở nên rất tầm thường và nhỏ nhen. Bạn nên tránh sử dụng chúng!

Có đôi lúc, bạn nên dừng lại suy nghĩ một chút trước khi nhấn nút "Gửi" email cho một ai đó, đặc biệt là khi bạn đang tức giận hoặc cảm thấy thất vọng. Đừng trả lời email ngay lập tức. Đừng để bản thân phải cảm thấy hối hận vì đã gửi một email nào đó cho ai! Không phải bất kỳ email nào cũng cần phải được phản hồi ngay lập tức. Hãy suy nghĩ kỹ trước khi hành động!

Hãy đọc email gần đây nhất của tôi

Khi bạn nhận được dòng chữ này trong email thì về cơ bản nó có ý nghĩa là, người gửi đang muốn nhắc nhở bạn rằng, bạn đã không kiểm tra email mà họ đã gửi và bạn phải khắc phục chuyện này đi.

Hoặc, cụm từ này cũng có thể được hiểu theo nghĩa là: "Làm ơn, hãy xem lại email mà tôi đã gửi và đừng hỏi những câu hỏi ngớ ngẩn như vậy nữa!".

Hoặc có thể hiểu theo nghĩa ẩn dụ đó là: "Vấn đề hoàn toàn nằm ở bạn, không phải ở tôi"

Thay vì phải dùng một cụm từ khó nghe như vậy, thì bạn nên nói điều gì?

Hãy thông cảm một chút với những người mà mình đã gửi email cho họ. Hãy khích lệ người nhận, đọc những email mà bạn đã gửi bằng những câu hỏi lịch sự như: "Bạn có thể vui lòng làm một điều gì đó được không?" hoặc bạn cũng có thể đề nghị với họ rằng: "Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn giúp tôi làm một điều gì đó" chẳng hạn.

Lời khuyên từ chuyên gia: Nếu bạn không nhận được hồi âm từ những người mà mình đã gửi email, hãy gọi điện thoại trực tiếp cho họ hoặc lên lịch trò chuyện trực tuyến với họ qua ứng dụng Zoom.

Hãy đặt email này lên đầu danh mục Hộp thư đến của bạn

Cụm từ này có nghĩa là:"Đây đã là lần thứ hai hoặc thứ ba mà tôi đã đề cập với bạn về vấn đề này rồi!".

Cụm từ này cũng có nghĩa là:"Chúng ta cần phải thực hiện dự án hoặc nhiệm vụ này ngay. Tôi thật sự đã quá mệt mỏi với việc phải hỏi ý kiến của bạn rồi!"

Thay vào đó, bạn nên nói gì?

Thật sự mà nói, việc phải tìm kiếm lại một email nào đó sẽ khiến cho người nhận bị mất rất nhiều thời gian. Chính vì vậy, khi bạn gửi một email cho một người để nhắc nhở họ về một điều gì đó, hãy đính kèm theo email mà trước đó bạn đã gửi cho họ. Việc này sẽ giúp cho người nhận nhanh chóng tiếp cận với những nội dung mà bạn cần họ phải kiểm tra. Ai cũng sẽ có rất nhiều công việc và nhiều thông tin gửi đến email của mình hàng ngày, vì thế, hãy thông cảm và kiên nhẫn với họ.

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy thêm 2 chữ "Lưu ý" vào dòng tiêu đề trong email của bạn.

Hãy sử dụng nó để tham khảo trong tương lai

Cụm từ này có nghĩa là, bạn nên lưu lại email của tôi, vì nó có thể sẽ có ích cho bạn trong tương lai. Nói cách khác, tôi gửi email này là có lý do và vì vậy, hãy lưu ý đến nó.

Cụm từ này cũng có thể được hiểu theo nghĩa khác đó là: "Bây giờ, hãy để tôi chỉ ra những điểm sai sót của bạn, và lần sau đừng làm như vậy nữa"

Thay vì phải sử dụng một cụm từ khó nghe như vậy, thì bạn nên nói điều gì?

Hãy diễn đạt những nội dung mà bạn muốn gửi đến người nhận theo một cách cụ thể hơn, ví dụ như, bạn có thể gạch đầu dòng liệt kê hay tô đậm những câu chữ mà bạn muốn người nhận tập trung vào nó. Điều này sẽ giúp cho họ có thể dễ dàng nắm được những nội dung quan trọng nhất từ email mà bạn đã gửi tới họ.

Hãy luôn chủ động trong việc giao tiếp và truyền đạt những thông tin cần thiết đến người khác.

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy đảm bảo rằng, bạn có thể làm rõ được những nội dung quan trọng mà bạn muốn nhắn gửi đến người nhận ở dòng tiêu đề.

Điều này là để đảm bảo rằng, chúng ta đang suy nghĩ theo cùng một hướng

Cụm từ này có nghĩa là, bạn đang sử dụng email này, để tự bảo vệ mình khỏi những hậu quả có thể xảy ra trong tương lai hoặc những vấn đề bất lợi có thể xảy đến, sau khi bạn và một người nào đó đã trao đổi các thông tin qua lại với nhau.

Cụm từ này cũng là một lời khẳng định cho việc: "Bạn hoàn toàn là người đúng trong một vấn đề nào đó" và bạn gửi email này cho một người khác chỉ là để nhắc cho họ nhớ điều đó mà thôi!

Thay vào đó, bạn nên nói điều gì?

Hãy tạo ra một bản tóm tắt ngắn gọn về những gì mà bạn đang muốn đề cập đến, liệt kê ra những ý chính và những thứ mà bạn muốn người kia thực hiện.

Bạn có thể nói với họ theo cách như sau: "Đây là những ngày mà tôi có thể gặp bạn vào tuần tới và sau đây là những việc mà tôi cần bạn làm cho tôi!"

Trong khi có rất nhiều người tỏ ra khá chủ động trong công việc của mình thì ngược lại, cũng có một số người lại cần phải được chỉ dẫn chính xác những gì mà họ cần làm, để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Lời khuyên từ chuyên gia: Hãy cố gắng trình bày một cách rõ ràng và cụ thể nhất, những điều mà bạn muốn kêu gọi người khác thực hiện theo.

Bạn muốn===>Tìm hiểu thêm email
Nếu bạn chưa tìm được câu trả lời cho vấn đề của mình===>Truy cập vào đây
Kỹ năng viết email chuyên nghiệp với 5 cụm từ không nên dùng. 5 cụm từ thường được sử dụng trong email này sẽ khiến cho người nhận cảm thấy rất khó chịu và có cái nhìn tiêu cực về bạn.
4.85 sao của 2246 phiếu bầu
Kỹ năng viết email chuyên nghiệp
Kỹ năng viết email chuyên nghiệp
Email marketing Liên hệ Liên hệ Liên hệ

BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ

Cách soạn thảo email công việc chuyên nghiệp mẫu email chuyên nghiệp
Cách soạn thảo email công việc chuyên nghiệp mẫu email chuyên nghiệp
Hãy nhớ lại lần cuối cùng khi bạn nhận được một tin nhắn email với hình thức và nội dung được soạn thảo vô cùng tệ hại. Bạn có thể phải đọc đi đọc lại nó một vài lần mới có thể nắm được những điểm chính mà người...
Hướng dẫn viết email xin việc Mẫu email xin việc tiếng Anh Việt
Hướng dẫn viết email xin việc Mẫu email xin việc tiếng Anh Việt
Email xin việc là một trong những xu hướng tất yếu của cuộc sống công nghệ ngày nay thay vì những lá đơn xin việc nộp trực tiếp như trước đây. Chắc hẳn bài viết này đã ít nhiều cung cấp cho bạn thêm những kiến thức bổ ích liên...
Cách viết email bằng tiếng anh chuẩn chuyên nghiệp
Cách viết email bằng tiếng anh chuẩn chuyên nghiệp
Soạn thảo một cấu trúc email tiếng Anh chuẩn mực, chuyên nghiệp trong công việc không phải là chuyện dễ dàng với đa phần người đi làm hiện nay. Nếu bạn làm việc với khách hàng và đối tác nước ngoài, bạn càng phải khéo léo hơn khi...
Email viết nhầm Facebook thành Fecebooks của Steves Jobs của Apple
Email viết nhầm Facebook thành Fecebooks của Steves Jobs của Apple
Một chiếc email viết nhầm 'Facebook' thành 'Fecebooks' của Steves Jobs đã châm ngòi cho một cuộc chiến dai dẳng hơn một thập kỷ giữa Facebook và Apple. Vào tháng 10/2018 Giám đốc điều hành Apple, Tim Cook đã giáng một cú tát vào hoạt động kinh...
Cách viết email sales sao cho hay mẫu lời chào bán hàng online
Cách viết email sales sao cho hay mẫu lời chào bán hàng online
Bạn chắc hẳn cũng đã trải qua những tình huống trong hộp thư đầy rẫy có “BDR spam”, hoặc là các email sales về những chiến dịch sales mà bạn thể đếm xuể. Những “email rác” này xuất hiện vì những nguyên nhân điển hình như 1)...
Viết nội dung email marketing khó hay dễ để không bị liệt vào spam
Viết nội dung email marketing khó hay dễ để không bị liệt vào spam
Bạn vẫn thường thấy trên một website nào đó vài cái pop-up mời chào kiểu “Hãy click vào đây để nhận được quà đặc biệt qua email”. Khách hàng thường liệt những email chào mời kiểu đó vào hàng spam chính hiệu. Không ai muốn email...
Cách viết email xin việc cho người mới ra trường
Cách viết email xin việc cho người mới ra trường
Nhiệm vụ của tiêu đề là nêu bật nội dung chính của email, vì thế nó có vai trò quyết định người nhận có mở ra đọc hay không. Một email xin việc không có tiêu đề hoặc tiêu đề sơ sài, không rõ ràng sẽ bị cho ngay vào mục “thùng rác”. Do vậy bạn cần viết thư xin việc tươm tất ngay từ tiêu đề email.
Cách viết email chuyên nghiệp mẫu email chuyên nghiệp
Cách viết email chuyên nghiệp mẫu email chuyên nghiệp
Trong môi trường làm việc, có nhiều hình thức trao đổi thông tin liên lạc giữa các CBCNV với nhau, trong đó không thể thiếu việc soạn thảo email. Làm cách nào để thực hiện 1 email với đầy đủ các nội dung, có hình thức chuyên nghiệp...
Hướng dẫn viết email chuyên nghiệp gửi sếp đối tác nộp bài cho thầy có
Hướng dẫn viết email chuyên nghiệp gửi sếp đối tác nộp bài cho thầy có
Khi viết email, điều quan trọng là sử dụng dòng chủ đề chi tiết, đầy đủ thông tin. Khi người đọc nhìn thấy dòng tiêu đề, họ sẽ nắm  bắt được nội dung thông điệp bạn muốn gửi đến. Tiêu đề cũng phải đủ liên quan...

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Tổng hợp danh sách email các công ty danh sách email doanh nghiệp
Tổng hợp danh sách email các công ty danh sách email doanh nghiệp
Tặng địa chỉ, số điện thoại, E-mail...Doanh nghiệp trong cả nước: Danh sách email các công ty tại TPHCM Danh sách gmail miễn phí Danh sách Email giám đốc Danh sách Email các công ty du lịch Danh sách email nhà hàng khách sạn Danh sách Gmail các công...
Chiến dịch email marketing đầu tiên thu cả chục triệu USD
Chiến dịch email marketing đầu tiên thu cả chục triệu USD
Tỷ lệ mở email cũng tương đối cao, khoảng 50% so với con số 12-20% ngày nay. Gary cho biết 40/400 người nhận được email đã đến dự buổi giới thiệu sản phẩm của DEC. Ngoài ra, Gary nói rằng nhiều người nhận email của ông thậm chí còn...
Xu hướng Email Marketing trong năm 2022 hiệu quả nhất
Xu hướng Email Marketing trong năm 2022 hiệu quả nhất
Khi nói đến việc thống kê, chuyển đổi, ROI của bất kỳ kênh tiếp thị nào, thì Email Marketing đều nhanh hơn tất cả, bao gồm cả social media. Điều này khiến cho một số tranh luận nảy sinh xung quanh Email Marketing. Trong thực tế, Email...
Chiến lược email marketing 2022 hiệu quả nhất
Chiến lược email marketing 2022 hiệu quả nhất
Những email marketing tự động được gửi dựa trên những hành động của khách hàng hay còn gọi là những email được cá nhân hóa sẽ có khả năng cao được mở, click vào hoặc chuyển đổi hơn. Theo một báo cáo mà Forrester đưa ra,...
Cách đăng nhập Gmail điện thoại máy tính iphone ipad nhanh nhất
Cách đăng nhập Gmail điện thoại máy tính iphone ipad nhanh nhất
Trao đổi thư tín qua email đã không có quá xa lạ trong thời đại công nghệ hiện đại như hiện nay. Người dùng không chỉ thực hiện nó trên máy tính mà còn qua điện thoại Android, iPhone. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách đăng nhập email trên điện thoại, máy tính.
Bảo mật email doanh nghiệp email cá nhân có quan trọng không
Bảo mật email doanh nghiệp email cá nhân có quan trọng không
Kể từ khi đại dịch COVID-19 bắt đầu, số lượng các cuộc tấn công lừa đảo vào các công ty đã tăng lên. Netstar báo cáo rằng các sự cố bảo mật email đã tăng hơn 600 phần trăm trong một số ngành công nghiệp nơi người lao động có nhiều khả năng rơi vào các gian lận liên quan đến COVID-19.
Mẫu email marketing giới thiệu sản phẩm hiệu quả nhất
Mẫu email marketing giới thiệu sản phẩm hiệu quả nhất
Sau đây, chúng tôi chia sẻ cho bạn các mẫu email giới thiệu sản phẩm hay, ấn tượng. Bạn có thể sử dụng các mẫu email này để hỗ trợ cho công việc bán hàng, chăm sóc khách hàng giúp gia tăng doanh số và tạo mối quan hệ tốt đẹp với...
Mẫu email marketing bán hàng chiến dịch email marketing bán hàng
Mẫu email marketing bán hàng chiến dịch email marketing bán hàng
Trong các kênh tiếp thị hiện đại, email marketing vẫn là kênh tiếp thị mang lại tỷ lệ chuyển đổi cao và được doanh nghiệp tập trung phát triển. Có đến 80% khách hàng được kéo quay trở lại giỏ hàng nhờ email nhắc nhở thanh toán,...
Hướng dẫn cài đặt email trong microsoft outlook 2010
Hướng dẫn cài đặt email trong microsoft outlook 2010
Hiện tại Outlook 2007 và các phiên bản về trước việc cài đặt mail là khá dễ. Nhưng Outlook 2010 có một số thay đổi về giao diện gây khó dễ cho các bạn khi cài đặt lại email tên miền. Hôm nay THIẾT KẾ WEB CHUẨN SEO sẽ hướng dẫn các bạn cài đặt outlook 2010.
093.784.1299
Mục lục