• Hotline: 093.784.1299
  • HCM: 243 Huỳnh Văn Bánh, 12, Phú Nhuận
  • Hà Nội: VINACONEX 7, Cầu Diễn, Từ Liêm

Áp dụng tự hỗ trợ trong dịch vụ khách hàng như thế nào?

Knowledge base không mới, nhưng rất nhiều công ty đã không chú tâm xây dựng hoặc không cập nhật thường xuyên. Nếu khách hàng không thể tìm thấy tài liệu (documentation) về tính năng hoặc sản phẩm trong knowledge base của bạn, họ sẽ vô cùng hoang mang vì không tìm được giải pháp cho vấn đề của họ.

Áp dụng tự hỗ trợ trong dịch vụ khách hàng như thế nào?

“Làm mọi việc có thể để giúp khách hàng tự giải quyết vấn đề của họ, nhưng luôn có mặt khi họ cần bạn” – Đó là mô hình dịch vụ khách hàng mới đang được hình thành. Trong quá khứ, phản xạ đầu tiên của khách hàng là gọi điện tới bộ phận dịch vụ khách hàng, nhưng ở hiện tại, họ lại thích tự giải quyết các vấn đề của mình thông qua các công cụ tự hỗ trợ (self-service) trước khi nhờ giúp đỡ.

Theo một nghiên cứu của Havard Business, 67% số người được điều tra thích tự hỗ trợ hơn và có tới 70% khách hàng kỳ vọng vào doanh nghiệp có công cụ tự hỗ trợ trên website.

Áp dụng tự hỗ trợ trong dịch vụ khách hàng như thế nào?

Rất nhiều khách hàng của bạn muốn có trải nghiệm “tự hỗ trợ”, tức là tự giải quyết các vấn đề của họ vì họ không muốn phải trình bày, giải thích vấn đề, không muốn chia sẻ thông tin cá nhân hay ngần ngại sẽ bị chào mua thêm sản phẩm khác khi nói chuyện với người hỗ trợ bán hàng.

Một vài vấn đề mà khách hàng hoàn toàn có thể tự giải quyết được vấn đề của họ, ví dụ các vấn đề cơ bản như:

  • Đặt lại mật khẩu
  • Các câu hỏi liên quan tới chính sách thanh toán, vận chuyển, giao nhận
  • Các thao tác liên quan tới tài khoản (Xóa, thay đổi, tạo mới…)

4 bước để khách hàng “tự hỗ trợ” dễ dàng hơn

Xây dựng knowledge base dưới hình thức video hướng dẫn

Một vấn đề thường gặp là nội dung knowledge base có quá nhiều chữ và giống như một cuốn từ điển. Đối với khách hàng khi đang gặp rắc rối, việc đọc lần lượt trang này sang trang khác thực sự là một cực hình. Chính vì thế mà việc tạo ra các video hướng dẫn, sống động hóa và chân thực hóa những nội dung khô cứng là điều cần thiết và vô cùng quan trọng.

Video hướng dẫn trực quan và giúp khách hàng dễ tiếp cận thông tin hơn

Video hướng dẫn trực quan và giúp khách hàng dễ tiếp cận thông tin hơn

Trên thực tế, con người có thế nắm bắt và xử lý thông tin dưới dạng hình ảnh nhanh gấp 60.000 lần so với dạng chữ. Các video hướng dẫn đơn giản, dễ theo dõi và chỉ ra chính xác người dùng phải làm gì.

Xây dựng và cập nhật liên tục knowledge base (kho thông tin)

Knowledge base không mới, nhưng rất nhiều công ty đã không chú tâm xây dựng hoặc không cập nhật thường xuyên. Nếu khách hàng không thể tìm thấy tài liệu (documentation) về tính năng hoặc sản phẩm trong knowledge base của bạn, họ sẽ vô cùng hoang mang vì không tìm được giải pháp cho vấn đề của họ.

Khách hàng có thể chủ động tìm kiếm thông tin trong knowledge base

Khách hàng có thể chủ động tìm kiếm thông tin trong knowledge base

Xác định những điểm “thắt cổ chai” và chỉnh sửa

Những điểm “thắt cổ chai” được hiểu là lỗi hoặc vấn đề nào đó gây khó khăn cho quá trình sử dụng sản phẩm của người dùng. Một sản phẩm lý tưởng sẽ không bất kỳ điểm “thắt cổ chai” nào cả. Tuy nhiên trên thực tế, không có sản phẩm nào là hoàn hảo, chính vì vậy tài liệu hướng dẫn và hoạt động hỗ trợ khách hàng là cần thiết.

Bộ phận hỗ trợ khách hàng nên phối hợp chặt chẽ với bộ phận phát triển sản phẩm và bộ phận phụ trách tối ưu trải nghiệm người dùng để xử lý những điểm “thắt cổ chai” này. Ở tính năng, ở quy trình hay ở trang nào khách hàng hay yêu cầu hỗ trợ nhất? Bạn có thể thay đổi sản phẩm của mình như thế nào để tiện lợi hơn cho người dùng? – Đó là những câu hỏi luôn cần được đặt ra để đem tới trải nghiệm người dùng tối ưu nhất.

Tạo hướng dẫn in-app

Đối với các công ty phần mềm và ứng dụng, hướng dẫn in-app sẽ giúp chỉ ra chính xác những điều mà người dùng cần phải làm để giải quyết vấn đề của họ hoặc nắm bắt được cách sử dụng một cách nhanh nhất.

Ví dụ, nếu người gặp khó khăn trong việc đổi lại mật khẩu, hướng dẫn in-app sẽ giống như một người cầm tay chỉ việc từng bước, từng cú kích chuột trên từng trang.

Vậy nhân viên hỗ trợ khách hàng có còn cần thiết?

Chắc chắn có. Giúp khách hàng tự giải quyết các vấn đề của họ tốt hơn đồng nghĩa với việc đội ngũ hỗ trợ viên của bạn có thời gian tập trung để giải quyết các vấn đề chuyên sâu hơn thay vì chỉ đơn giản là giúp khách hàng đặt lại mật khẩu.

Xây dựng trải nghiệm tự hỗ trợ tốt giúp tăng hiệu quả của bộ phận hỗ trợ khách hàng

Xây dựng trải nghiệm tự hỗ trợ tốt giúp tăng hiệu quả của bộ phận hỗ trợ khách hàng

Đừng quên rằng khách hàng vẫn cần sự hỗ trợ qua điện thoại, email hay live chat. Xây dựng trải nghiệm tự hỗ trợ mạnh mẽ không có nghĩa là để khách hàng tự giải quyết tất cả các vấn đề. Trải nghiệm tự hỗ trợ tốt sẽ giúp khách hàng chủ động và tự tin hơn trong việc nắm bắt vấn đề của mình, tạo thuận lợi cho quá trình hỗ trợ của nhân viên tư vấn.

Kết luận

Khách hàng đang ngày càng chủ động hơn trong việc tìm giải pháp cho các vấn đề của họ. Trong khi nhiều khách hàng vẫn ưa thích trò chuyện trực tiếp với nhân viên tư vấn thì cũng có rất nhiều khách hàng thích tìm tự tìm kiếm tài liệu và câu trả lời.

Xây dựng trải nghiệm tự hỗ trợ tốt là đảm bảo cho khách hàng luôn tìm thấy đúng thông tin mà họ cần. Và đội ngũ chăm sóc khách hàng của bạn có thể có nhiều thời gian để giải quyết các vấn đề phức tạp, chuyên sâu hơn của khách hàng khác.

4.75 sao của 2664 phiếu bầu
Áp dụng tự hỗ trợ trong dịch vụ khách hàng như thế nào?
Áp dụng tự hỗ trợ trong dịch vụ khách hàng như thế nào?
Dịch vụ khách hàng Liên hệ Liên hệ Liên hệ
Xem thêm
Bạn muốn===>Tìm hiểu thêm

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Tận dụng Feedback và giới thiệu của khách hàng cho sự phát triển kinh doanh
Tận dụng Feedback và giới thiệu của khách hàng cho sự phát triển kinh doanh
Điều hành một doanh nghiệp nhỏ không phải chuyện dễ dàng. Thường thì có nhiều việc phải quản lý, mà nguồn lực lại có hạn. Một người phải đóng nhiều vai trò, làm việc đa nhiệm, thời gian thì vô cùng có giá trị, nhưng rất hạn...
Bí quyết xây dựng khách hàng trung thành của Amazon hiệu quả
Bí quyết xây dựng khách hàng trung thành của Amazon hiệu quả
Giải pháp hiệu quả nhất trong tình huống này là xác định khách hàng thực- sự- trung- thành và đem lại hiệu quả cho kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thường, không phải khách hàng trung thành nào cũng đem lại lợi nhuận (trung bình chỉ...
Bí quyết khiến khách hàng quay trở lại sau lần mua hàng đầu tiên
Bí quyết khiến khách hàng quay trở lại sau lần mua hàng đầu tiên
Để có thể tiếp cận khách hàng hiệu quả nhất qua email thương mại điện tử, hãy cố gắng tìm hiểu và phân tích để biết được khách hàng của bạn đang thực sự cần gì. Đừng chỉ đơn giản là mời khách hàng trở lại mua hàng của...
345 kỹ năng thiết yếu trong dịch vụ khách hàng hiệu quả nhất
345 kỹ năng thiết yếu trong dịch vụ khách hàng hiệu quả nhất
Kiên nhẫn không chỉ giúp bạn cung cấp dịch vụ tốt hơn, mà một nghiên cứu của Đại học Toronto đã chỉ ra rằng mất kiên nhẫn không chỉ ngăn cản khả năng hưởng thụ cuộc sống của ta, mà còn khiến ta không thể giải quyết được những vấn đề khó khăn (như cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng chất lượng).
Làm gì để khuyến khích khách hàng viết nhận xét về bạn
Làm gì để khuyến khích khách hàng viết nhận xét về bạn
Khi khách hàng nhận được yêu cầu để lại nhận xét, họ thường không muốn phải bấm vào nhiều liên kết để làm điều đó. Cho phép khách hàng của bạn viết và gửi bài đánh giá từ email yêu cầu. Bạn có thể tìm kiếm một giải pháp để tự động hóa quá trình này.
Hãy kiểm soát người xem khi họ tìm kiếm bạn trên Google
Hãy kiểm soát người xem khi họ tìm kiếm bạn trên Google
Nhận được đánh giá xấu là hầu như không thể tránh khỏi và sẽ xảy ra với hầu hết các doanh nghiệp. Nguyên tắc đầu tiên cần nhớ là đừng hoảng sợ. Đáp ứng bốc đồng theo tình cảm là một công thức cho thảm họa. Phản hồi...
Bí quyết giải quyết khiếu nại của khách hàng hiệu quả nhất
Bí quyết giải quyết khiếu nại của khách hàng hiệu quả nhất
Bạn nói rằng bạn sẽ giải quyết vấn đề là một chuyện, còn bạn có thực sự làm việc đó là chuyện khác. Bạn phải tôn trọng cam kết của mình về việc khiếu nại của khách hàng. Nếu bạn không thể khắc phục sự cố, cung cấp...
Ba lời khuyên để cải thiện dịch vụ khách hàng của bạn hiệu quả hơn
Ba lời khuyên để cải thiện dịch vụ khách hàng của bạn hiệu quả hơn
Các dịch vụ ngày nay đã được nâng lên, trung bình là không còn đủ tốt - đó là lãng quên. Hãy hỏi khách hàng những câu hỏi cụ thể về trải nghiệm của họ, lắng nghe và sau đó hỏi ý kiến của họ những gì bạn có thể làm để chăm sóc họ tốt hơn vào những lần tiếp theo.
Kỹ năng nói chuyện với khách hàng qua điện thoại hiệu quả nhất
Kỹ năng nói chuyện với khách hàng qua điện thoại hiệu quả nhất
Khi bạn nói chuyện với ai đó, đặc biệt là ở nơi đông người hay khu vực ồn ào, hãy chỉ dành hết chú ý đến họ. Nếu bạn cảm thấy bị phân tán hay không thể nghe họ nói rõ, nhắc họ chuyển đến một khu vực yên tĩnh hơn. Hãy tập...
093.784.1299
Mục lục