• Hotline: 093.784.1299
  • HCM: 243 Huỳnh Văn Bánh, 12, Phú Nhuận
  • Hà Nội: VINACONEX 7, Cầu Diễn, Từ Liêm

Những lỗi bạn nên tránh khi chat với khách hàng

Sử dụng những từ ngữ như thế này trong quá trình chat có thể giúp bạn rút ngắn được thời gian phản hồi, nhưng nó lại thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Tệ hơn, nếu người nhận không quen với ngôn ngữ này, họ sẽ thấy cực kỳ bối rối. Trừ khi bạn đã từng nói chuyện và hiểu về khách hàng đó hay đã thấy họ sử dụng những từ ngữ như vậy trước đây, còn không bạn hãy hạn chế đưa chúng vào những câu mở đầu cuộc chat nhé.

Những lỗi bạn nên tránh khi chat với khách hàng

Năm 1996, những ứng dụng nhắn tin tức thời (IM) xuất hiện làm “chao đảo” thế giới internet, tạo nên thói quen chat cho hàng triệu người. Nắm bắt được xu thế này, những ứng dụng chat trực tuyến với khách hàng ra đời. Vì vậy, có những quy chuẩn bạn cần nắm vững để gây ấn tượng với khách hàng ngay từ dòng tin nhắn đầu tiên.

1. Thận trọng với những ý tưởng hài hước

Tương tự như email, hãy cân nhắc kĩ lưỡng nếu bạn có ý định sử dụng sự hài hước để bắt đầu tương tác chat trực tuyến. Trên thực tế, để bắt đầu cuộc trao đổi mang tính công việc, mọi người ít khi dùng những từ ngữ hài hước, trêu đùa. Trong trường hợp, khách hàng sử dụng trước, bạn vẫn nên cẩn thận, đừng để nó đi quá xa. Bạn không thể biết tính cách của khách hàng, đừng mạo hiểm với cơ hội bán hàng của mình. Sự hài hước nếu không đúng lúc đúng chỗ sẽ trở thành thô lỗ và phản tác dụng.

2. Xác định rõ mục đích cuộc trò chuyện

Trong môi trường kinh doanh, mỗi cuộc chat đều có một mục đích nào đó chứ không đơn giản là xã giao. Hãy chắc chắn bạn biết cách dẫn dắt “hướng đi” của câu chuyện. Bạn phải là chuyên gia trong lĩnh vực của mình. Đừng bao giờ bắt khách truy cập phải chờ bạn tìm ra các thông số kĩ thuật hoặc một trang thông tin chi tiết nào đó trên website.

3. Đặt tên hiển thị, hình đại diện phù hợp

Trong ngữ cảnh thông thường, bạn có thể đặt tên tùy ý, nhưng trong môi trường kinh doanh đòi hỏi sự chuyên nghiệp. Ấn tượng đầu tiên cực kì quan trọng, bạn phải chọn những tên hiển thị một cách chuẩn mực trong quá trình giao tiếp với khách hàng tốt nhất là hãy dùng tên thật của mình. Với avatar (ảnh đại diện) cũng vậy, hãy chọn một bức ảnh rõ nhất và phải thật nghiêm túc để hiển thị lên cửa sổ chat với khách hàng.

4. Giới thiệu về bản thân

Phản hồi yêu cầu tương tác từ một khách hàng tiềm năng với một câu ngắn gọn. Giới thiệu tên cũng là một cách rất hay để bắt đầu cuộc trò chuyện. Điều này cũng khá giống với quy chuẩn khi bạn thực hiện cuộc nói chuyện qua điện thoại: “Xin chào, Mình là Hùng từ bộ phận tư vấn của THIẾT KẾ WEB CHUẨN SEO”, không phải chỉ là “Chào bạn”.

Giới thiệu về bản thân

5. Hạn chế sử dụng từ chuyên ngành, tiếng lóng hoặc từ viết tắt

Sử dụng những từ ngữ như thế này trong quá trình chat có thể giúp bạn rút ngắn được thời gian phản hồi, nhưng nó lại thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Tệ hơn, nếu người nhận không quen với ngôn ngữ này, họ sẽ thấy cực kỳ bối rối. Trừ khi bạn đã từng nói chuyện và hiểu về khách hàng đó hay đã thấy họ sử dụng những từ ngữ như vậy trước đây, còn không bạn hãy hạn chế đưa chúng vào những câu mở đầu cuộc chat nhé.

6. Những tin nhắn đầu tiên nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề 

Thật may mắn, rất nhiều dịch vụ trò chuyện IM giới hạn số kí tự trong một tin nhắn. Nếu không hãy thử tưởng tượng bạn sẽ cảm thấy thế nào khi phải nhận những tin nhắn dài “khủng hoảng”. Hãy nhớ rằng, bạn không bao giờ biết được điều gì đang xảy ra ở phía đầu bên kia của cuộc chat. Khả năng tiếp nhận, trạng thái hiện tại, sự chú ý… Trong mọi trường hợp, phải cố gắng gửi những thông điệp thật ngắn gọn và súc tích.

7. Không nên sử dụng biểu tượng cảm xúc (Emoticons)

Việc sử dụng những biểu tượng cảm xúc đã quá quen thuộc và trở nên thông dụng trong tất cả những tương tác chat hiện nay. Tuy nhiên với chat trực tuyến, nơi bạn phải bắt đầu cuộc chat để bán hàng và gây ấn tượng để thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ hoặc sản phẩm, việc đưa những biểu tượng vào vô tình lại trở thành sự thiếu nghiêm túc.

8. Đừng “To tiếng”

Sẽ rất thô lỗ nếu bạn gửi cho khách hàng những câu chữ viết in hoa. Theo quy tắc thông thường thì chữ in hoa thể hiện sự bực tức, la hét, to tiếng. Nếu bạn là một người đánh máy chậm, hãy viết tất cả bằng chữ thường nhé.

9. Đừng quá lạm dụng tin nhắn mẫu 

Hầu hết các dịch vụ tương tác trực tuyến hiện nay đều hỗ trợ tính năng đặt những mẫu câu có sẵn và lưu lại thành thư viện để sử dụng phản hồi lại những câu hỏi thường gặp – tính năng này còn được gọi là Thư viện câu trả lời. Thư viện câu trả lời là tính năng tuyệt vời trong việc tối ưu hiệu suất tương tác trực tuyến. Nhưng nếu bạn lạm dụng tính năng này thường xuyên sẽ gây nhàm chán và làm mất đi nhiều cơ hội tương tác với khách hàng tiềm năng. Bạn vẫn có thể sử dụng những tin nhắn mẫu này nhưng nên chỉnh sửa để phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể.

10. Học thói quen chờ đợi phản hồi

“Bắn” tin nhắn liên tục đôi khi có thể giúp bạn gây được ấn tượng với người khác. Nhưng nếu cứ gửi liên tục mà không để ý người nhận có thời gian trả lời hay không, nó chả khác gì một màn thẩm vấn. Hãy đặt ra một câu hỏi, sau đó cho người nhận cơ hội để suy nghĩ và viết ra phản hồi của họ. Khách hàng có thể không phải là người gõ máy thành thạo như bạn hoặc họ đang bận rộn. Hầu hết các IM và ứng dụng chat hiện nay đều có dòng trạng thái thông báo nếu có người đang gõ chat, tuy nhiên để thể hiện phép lịch sự, bạn chỉ nên đặt ra từng câu hỏi và chờ đợi phản hồi của họ.

4.75 sao của 1474 phiếu bầu
Những lỗi bạn nên tránh khi chat với khách hàng
Những lỗi bạn nên tránh khi chat với khách hàng
Dịch vụ khách hàng 090.696.7056 093.784.1299 243 Huỳnh Văn Bánh, Phường 12, Q. Phú Nhuận, HCM
Xem thêm
Bạn muốn===>Tìm hiểu thêm

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Tận dụng Feedback và giới thiệu của khách hàng cho sự phát triển kinh doanh
Tận dụng Feedback và giới thiệu của khách hàng cho sự phát triển kinh doanh
Điều hành một doanh nghiệp nhỏ không phải chuyện dễ dàng. Thường thì có nhiều việc phải quản lý, mà nguồn lực lại có hạn. Một người phải đóng nhiều vai trò, làm việc đa nhiệm, thời gian thì vô cùng có giá trị, nhưng rất hạn...
Bí quyết xây dựng khách hàng trung thành của Amazon hiệu quả
Bí quyết xây dựng khách hàng trung thành của Amazon hiệu quả
Giải pháp hiệu quả nhất trong tình huống này là xác định khách hàng thực- sự- trung- thành và đem lại hiệu quả cho kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thường, không phải khách hàng trung thành nào cũng đem lại lợi nhuận (trung bình chỉ...
Bí quyết khiến khách hàng quay trở lại sau lần mua hàng đầu tiên
Bí quyết khiến khách hàng quay trở lại sau lần mua hàng đầu tiên
Để có thể tiếp cận khách hàng hiệu quả nhất qua email thương mại điện tử, hãy cố gắng tìm hiểu và phân tích để biết được khách hàng của bạn đang thực sự cần gì. Đừng chỉ đơn giản là mời khách hàng trở lại mua hàng của...
345 kỹ năng thiết yếu trong dịch vụ khách hàng hiệu quả nhất
345 kỹ năng thiết yếu trong dịch vụ khách hàng hiệu quả nhất
Kiên nhẫn không chỉ giúp bạn cung cấp dịch vụ tốt hơn, mà một nghiên cứu của Đại học Toronto đã chỉ ra rằng mất kiên nhẫn không chỉ ngăn cản khả năng hưởng thụ cuộc sống của ta, mà còn khiến ta không thể giải quyết được những vấn đề khó khăn (như cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng chất lượng).
Làm gì để khuyến khích khách hàng viết nhận xét về bạn
Làm gì để khuyến khích khách hàng viết nhận xét về bạn
Khi khách hàng nhận được yêu cầu để lại nhận xét, họ thường không muốn phải bấm vào nhiều liên kết để làm điều đó. Cho phép khách hàng của bạn viết và gửi bài đánh giá từ email yêu cầu. Bạn có thể tìm kiếm một giải pháp để tự động hóa quá trình này.
Hãy kiểm soát người xem khi họ tìm kiếm bạn trên Google
Hãy kiểm soát người xem khi họ tìm kiếm bạn trên Google
Nhận được đánh giá xấu là hầu như không thể tránh khỏi và sẽ xảy ra với hầu hết các doanh nghiệp. Nguyên tắc đầu tiên cần nhớ là đừng hoảng sợ. Đáp ứng bốc đồng theo tình cảm là một công thức cho thảm họa. Phản hồi...
Bí quyết giải quyết khiếu nại của khách hàng hiệu quả nhất
Bí quyết giải quyết khiếu nại của khách hàng hiệu quả nhất
Bạn nói rằng bạn sẽ giải quyết vấn đề là một chuyện, còn bạn có thực sự làm việc đó là chuyện khác. Bạn phải tôn trọng cam kết của mình về việc khiếu nại của khách hàng. Nếu bạn không thể khắc phục sự cố, cung cấp...
Ba lời khuyên để cải thiện dịch vụ khách hàng của bạn hiệu quả hơn
Ba lời khuyên để cải thiện dịch vụ khách hàng của bạn hiệu quả hơn
Các dịch vụ ngày nay đã được nâng lên, trung bình là không còn đủ tốt - đó là lãng quên. Hãy hỏi khách hàng những câu hỏi cụ thể về trải nghiệm của họ, lắng nghe và sau đó hỏi ý kiến của họ những gì bạn có thể làm để chăm sóc họ tốt hơn vào những lần tiếp theo.
Kỹ năng nói chuyện với khách hàng qua điện thoại hiệu quả nhất
Kỹ năng nói chuyện với khách hàng qua điện thoại hiệu quả nhất
Khi bạn nói chuyện với ai đó, đặc biệt là ở nơi đông người hay khu vực ồn ào, hãy chỉ dành hết chú ý đến họ. Nếu bạn cảm thấy bị phân tán hay không thể nghe họ nói rõ, nhắc họ chuyển đến một khu vực yên tĩnh hơn. Hãy tập...
093.784.1299
Mục lục