×"Chúng tôi không cố gắng trở thành công ty lớn nhất. Chúng tôi muốn trở thành người giỏi nhất trong lĩnh vực của mình cam kết lâu dài với lĩnh vực này"
Thiết kế web chuẩn seo
×"Chúng tôi không cố gắng trở thành công ty lớn nhất. Chúng tôi muốn trở thành người giỏi nhất trong lĩnh vực của mình cam kết lâu dài với lĩnh vực này"

Những lỗi bạn nên tránh khi chat với khách hàng

Sử dụng những từ ngữ như thế này trong quá trình chat có thể giúp bạn rút ngắn được thời gian phản hồi, nhưng nó lại thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Tệ hơn, nếu người nhận không quen với ngôn ngữ này, họ sẽ thấy cực kỳ bối rối. Trừ khi bạn đã từng nói chuyện và hiểu về khách hàng đó hay đã thấy họ sử dụng những từ ngữ như vậy trước đây, còn không bạn hãy hạn chế đưa chúng vào những câu mở đầu cuộc chat nhé.

Những lỗi bạn nên tránh khi chat với khách hàng

Năm 1996, những ứng dụng nhắn tin tức thời (IM) xuất hiện làm “chao đảo” thế giới internet, tạo nên thói quen chat cho hàng triệu người. Nắm bắt được xu thế này, những ứng dụng chat trực tuyến với khách hàng ra đời. Vì vậy, có những quy chuẩn bạn cần nắm vững để gây ấn tượng với khách hàng ngay từ dòng tin nhắn đầu tiên.

1. Thận trọng với những ý tưởng hài hước

Tương tự như email, hãy cân nhắc kĩ lưỡng nếu bạn có ý định sử dụng sự hài hước để bắt đầu tương tác chat trực tuyến. Trên thực tế, để bắt đầu cuộc trao đổi mang tính công việc, mọi người ít khi dùng những từ ngữ hài hước, trêu đùa. Trong trường hợp, khách hàng sử dụng trước, bạn vẫn nên cẩn thận, đừng để nó đi quá xa. Bạn không thể biết tính cách của khách hàng, đừng mạo hiểm với cơ hội bán hàng của mình. Sự hài hước nếu không đúng lúc đúng chỗ sẽ trở thành thô lỗ và phản tác dụng.

2. Xác định rõ mục đích cuộc trò chuyện

Trong môi trường kinh doanh, mỗi cuộc chat đều có một mục đích nào đó chứ không đơn giản là xã giao. Hãy chắc chắn bạn biết cách dẫn dắt “hướng đi” của câu chuyện. Bạn phải là chuyên gia trong lĩnh vực của mình. Đừng bao giờ bắt khách truy cập phải chờ bạn tìm ra các thông số kĩ thuật hoặc một trang thông tin chi tiết nào đó trên website.

3. Đặt tên hiển thị, hình đại diện phù hợp

Trong ngữ cảnh thông thường, bạn có thể đặt tên tùy ý, nhưng trong môi trường kinh doanh đòi hỏi sự chuyên nghiệp. Ấn tượng đầu tiên cực kì quan trọng, bạn phải chọn những tên hiển thị một cách chuẩn mực trong quá trình giao tiếp với khách hàng tốt nhất là hãy dùng tên thật của mình. Với avatar (ảnh đại diện) cũng vậy, hãy chọn một bức ảnh rõ nhất và phải thật nghiêm túc để hiển thị lên cửa sổ chat với khách hàng.

4. Giới thiệu về bản thân

Phản hồi yêu cầu tương tác từ một khách hàng tiềm năng với một câu ngắn gọn. Giới thiệu tên cũng là một cách rất hay để bắt đầu cuộc trò chuyện. Điều này cũng khá giống với quy chuẩn khi bạn thực hiện cuộc nói chuyện qua điện thoại: “Xin chào, Mình là Hùng từ bộ phận tư vấn của THIẾT KẾ WEB CHUẨN SEO”, không phải chỉ là “Chào bạn”.

Giới thiệu về bản thân

5. Hạn chế sử dụng từ chuyên ngành, tiếng lóng hoặc từ viết tắt

Sử dụng những từ ngữ như thế này trong quá trình chat có thể giúp bạn rút ngắn được thời gian phản hồi, nhưng nó lại thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Tệ hơn, nếu người nhận không quen với ngôn ngữ này, họ sẽ thấy cực kỳ bối rối. Trừ khi bạn đã từng nói chuyện và hiểu về khách hàng đó hay đã thấy họ sử dụng những từ ngữ như vậy trước đây, còn không bạn hãy hạn chế đưa chúng vào những câu mở đầu cuộc chat nhé.

6. Những tin nhắn đầu tiên nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề 

Thật may mắn, rất nhiều dịch vụ trò chuyện IM giới hạn số kí tự trong một tin nhắn. Nếu không hãy thử tưởng tượng bạn sẽ cảm thấy thế nào khi phải nhận những tin nhắn dài “khủng hoảng”. Hãy nhớ rằng, bạn không bao giờ biết được điều gì đang xảy ra ở phía đầu bên kia của cuộc chat. Khả năng tiếp nhận, trạng thái hiện tại, sự chú ý… Trong mọi trường hợp, phải cố gắng gửi những thông điệp thật ngắn gọn và súc tích.

7. Không nên sử dụng biểu tượng cảm xúc (Emoticons)

Việc sử dụng những biểu tượng cảm xúc đã quá quen thuộc và trở nên thông dụng trong tất cả những tương tác chat hiện nay. Tuy nhiên với chat trực tuyến, nơi bạn phải bắt đầu cuộc chat để bán hàng và gây ấn tượng để thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ hoặc sản phẩm, việc đưa những biểu tượng vào vô tình lại trở thành sự thiếu nghiêm túc.

8. Đừng “To tiếng”

Sẽ rất thô lỗ nếu bạn gửi cho khách hàng những câu chữ viết in hoa. Theo quy tắc thông thường thì chữ in hoa thể hiện sự bực tức, la hét, to tiếng. Nếu bạn là một người đánh máy chậm, hãy viết tất cả bằng chữ thường nhé.

9. Đừng quá lạm dụng tin nhắn mẫu 

Hầu hết các dịch vụ tương tác trực tuyến hiện nay đều hỗ trợ tính năng đặt những mẫu câu có sẵn và lưu lại thành thư viện để sử dụng phản hồi lại những câu hỏi thường gặp – tính năng này còn được gọi là Thư viện câu trả lời. Thư viện câu trả lời là tính năng tuyệt vời trong việc tối ưu hiệu suất tương tác trực tuyến. Nhưng nếu bạn lạm dụng tính năng này thường xuyên sẽ gây nhàm chán và làm mất đi nhiều cơ hội tương tác với khách hàng tiềm năng. Bạn vẫn có thể sử dụng những tin nhắn mẫu này nhưng nên chỉnh sửa để phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể.

10. Học thói quen chờ đợi phản hồi

“Bắn” tin nhắn liên tục đôi khi có thể giúp bạn gây được ấn tượng với người khác. Nhưng nếu cứ gửi liên tục mà không để ý người nhận có thời gian trả lời hay không, nó chả khác gì một màn thẩm vấn. Hãy đặt ra một câu hỏi, sau đó cho người nhận cơ hội để suy nghĩ và viết ra phản hồi của họ. Khách hàng có thể không phải là người gõ máy thành thạo như bạn hoặc họ đang bận rộn. Hầu hết các IM và ứng dụng chat hiện nay đều có dòng trạng thái thông báo nếu có người đang gõ chat, tuy nhiên để thể hiện phép lịch sự, bạn chỉ nên đặt ra từng câu hỏi và chờ đợi phản hồi của họ.

Những lỗi bạn nên tránh khi chat với khách hàng. Sử dụng những từ ngữ như thế này trong quá trình chat có thể giúp bạn rút ngắn được thời gian phản hồi, nhưng nó lại thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Tệ hơn, nếu người nhận không quen với ngôn ngữ này, họ sẽ thấy cực kỳ bối rối.
4.75 sao của 1474 phiếu bầu
Những lỗi bạn nên tránh khi chat với khách hàng
Những lỗi bạn nên tránh khi chat với khách hàng
Dịch vụ khách hàng 090.696.7056 093.784.1299 243 Huỳnh Văn Bánh, Phường 12, Q. Phú Nhuận, HCM

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Hãy kể những câu chuyện hay cho khách hàng khi seo web
Hãy kể những câu chuyện hay cho khách hàng khi seo web
Như chúng ta đã biết về SEO và cách thức tạo nên những content chất lượng, thu hút khách hàng trên web: mục About Us trên trang web của bạn là cầu nối giúp khách hàng hiểu về công ty, sản phẩm, sứ mệnh, giá trị bạn mang lại cho khách...
Tìm hiểu mong muốn của khách hàng để bán hàng tốt hơn
Tìm hiểu mong muốn của khách hàng để bán hàng tốt hơn
Khi khách hàng liên hệ với bạn một chiều, sau đó chọn một cách khác để theo dõi, nhóm chăm sóc khách hàng cần phải biết những gì đã xảy ra trong quá trình tương tác trước đó, ảnh hưởng gì tới tình hình hiện tại và làm thế nào...
Biến các fan truyền thống xã hội thành các khách hàng say mê và trung
Biến các fan truyền thống xã hội thành các khách hàng say mê và trung
Một cách các thương hiệu có thể phát triển các mối quan hệ với những người hâm mộ và khách hàng trên truyền thông xã hội là tìm và chia sẻ những nội dung hấp dẫn xung quanh một nhóm chủ đề cụ thể. Các thương hiệu lớn hơn...
Biến khách hàng thành đại sứ thương hiệu hiệu quả nhất
Biến khách hàng thành đại sứ thương hiệu hiệu quả nhất
Khách hàng tin tưởng những khách hàng khác hơn là những nhãn hàng không quen biết. Dưới đây là 7 thủ thuật để chuyển những khách hàng hiện tại của bạn trwor thành những người quảng bá, ủng hộ mình.
Bí quyết thu thập thông tin khách hàng tiềm năng hiệu quả
Bí quyết thu thập thông tin khách hàng tiềm năng hiệu quả
Khi một người ghé thăm Landing Page của bạn, việc của bạn là cần giữ chân họ ở lại. Nếu bạn đặt những đường dẫn liên kết tới website của bạn, điều nãy dễ làm gián đoạn quá trình tìm hiểu Landing Page và giảm tỷ...
Những yếu tố cơ bản xây dựng lòng trung thành của khách hàng
Những yếu tố cơ bản xây dựng lòng trung thành của khách hàng
Đã bao nhiêu lần bạn cung cấp thông tin cho một doanh nghiệp, chỉ để đổi lại những tin nhắn, cuộc gọi spam về sản phẩm hoàn toàn không liên quan? Marketing vẫn được thực hiện theo từng phân đoạn và xu hướng chứ không phải mang tính...
Quan hệ và chăm sóc khách hàng vai trò của chăm sóc khách hàng
Quan hệ và chăm sóc khách hàng vai trò của chăm sóc khách hàng
Một nghiên cứu về tương tác khách hàng đã phân tích về tốc độ nói riêng và dịch vụ khách hàng nói chung trong việc tạo nên liên kết với thương hiệu. Tốc độ là nhân tố thiết yếu của lòng trung thành khách hàng. Những khách hàng...
Chia sẻ những câu chuyện khách hàng hoàn hảo
Chia sẻ những câu chuyện khách hàng hoàn hảo
Hãy là người tạo ra những câu chuyện dịch vụ khách hàng đặc biệt nhất!. Chúng ta đều biết mức độ khó khăn khi làm việc trong ngành dịch vụ khách hàng. Bản thân công việc không xấu, nhưng việc đối phó với những khách hàng “khó...
Khách hàng phàn nàn các bước giải quyết phàn nàn của khách hàng
Khách hàng phàn nàn các bước giải quyết phàn nàn của khách hàng
Việc ngay lập tức đi vào giải quyết vấn đề mà khách hàng gặp phải chưa hẳn đã là giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp. Hãy lưu ý rằng trong trường hợp này, khách hàng đang bị kích động, vì vậy trước hết bạn cần giúp họ bình...
093.784.1299
Mục lục