POS365

Phần mềm quản lý quán cafe POS365 hỗ trợ order, thu ngân, tính tiền một cách nhanh chóng và chính xác. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp kiểm soát tốt thu chi và mức độ tiêu hao nguyên liệu làm đồ uống của quán phù hợp với các mô hình quán cafe, quán trà sữa, quán trà chanh.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Màn hình order hiển thị rõ ràng tên và hình ảnh từng loại đồ uống theo nhóm, theo loại.
• Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS cầm tay,...
• Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác.
• Dễ dàng chuyển bàn, ghép order, hủy món, đổi món cho khách hàng.
• Sắp xếp thứ tự thực đơn theo thời gian gọi món của khách hàng.
• Hỗ trợ quản lý từ xa trên điện thoại.
• Có thế hoạt động ngoại tuyến ngay cả khi mất điện hay không có kết nối internet.
• Quản lý thu chi, công nợ chi tiết, chính xác.
• Báo cáo thống kê chi tiết về tình hình kinh doanh của quán theo biểu đồ cột, tròn,...

KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý quán cafe nổi bật với quy trình vận hành đơn giản nhưng chuyên nghiệp thông qua máy tính, điện thoại, máy POS cầm tay hoặc tại quầy thu ngân mang đến sự tiện lợi cho người sử dụng. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ bán hàng, nhận đơn, chuyển đơn, xuất nhập kho, quản lý thu chi, quản lý dữ liệu khách hàng,... một cách đơn giản và nhanh chóng nhất.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Nắm bắt số lượng hàng tồn kho thông qua các chỉ số được cập nhập theo thời gian thực.
• Sắp xếp thứ tự thực đơn theo thời gian gọi món của khách hàng.
• Phục vụ khách hàng bằng menu điện tử tích hợp trên iPad, máy tính bảng. 
• Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác.
• Hỗ trợ quản lý từ xa và đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop,...
• Quản lý thu chi, công nợ chi tiết, chính xác.
• Báo cáo thống kê chi tiết về tình hình kinh doanh thông qua các biểu đồ cột, tròn,...

DRS Manager

DRS Manager là phần mềm quản lý quán cà phê hỗ trợ thực hiện việc đặt món, ghi chú hoặc thêm món, đổi món, thao tác gộp bàn hoặc tách hóa đơn thanh toán một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp chủ quán có thể quản lý từ xa thông qua điện thoại, máy tính bảng,... dễ dàng.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Hỗ trợ quản lý từ xa và đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop,...
• Hỗ trợ ghi chú món, thêm, hủy món, chuyển bàn, gộp bàn, tách hóa đơn,... nhanh chóng.
• Nắm rõ trạng thái phục vụ từng bàn, từng món, tránh để khách đợi quá lâu.
• Quản lý kho hàng chặt chẽ.
• Tổng hợp thu chi, báo cáo thống kê chi tiết, xác thực theo ngày, tuần, tháng,...
• Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác.

Polaris FnB

Phần mềm quản lý quán cafe Polaris FnB là một trong những phần mềm quản lý quán cafe được nhiều người dùng bởi phần mềm được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và có nhiều tính năng vượt trội như quản lý tốt các đơn hàng, gọi món, doanh thu, quản lý số bàn trong quán,... phù hợp với mọi mô hình quán cà phê.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Hỗ trợ tiếp nhận đơn hàng, thông báo, xử lý nội bộ và in hóa đơn,...
• Quản lý tình trạng các bàn dễ dàng để có thể sắp xếp chỗ hợp lý.
• Dễ dàng quản lý, kiểm soát hóa đơn tránh thất thoát thu chi và giúp cho việc chuyển ca trở nên linh động hơn.
• Cho phép chủ quán truy cập số liệu nhanh chóng, dễ dàng.
• Quản lý tình hình kinh doanh quán cafe và đưa ra những giải pháp kịp thời thông qua các biểu đồ thống kê tình hình kinh doanh.
• Dễ dàng kiểm soát nhập, xuất nguyên vật liệu, hàng hóa của quán.
• Cho phép phân quyền sử dụng nhân viên, mỗi nhân viên ở vị trí khác nhau.

PosApp

PosApp là phần mềm quản lý quán cafe hỗ trợ chủ quán cà phê quản lý các hoạt động như: bán hàng, nhận đơn, chuyển hóa đơn từ nơi pha chế, quản lý xuất nhập kho, thu chi theo kì, thông tin khách hàng,... phù hợp với mọi mô hình kinh doanh từ xe đẩy bán hàng take-away, quán cà phê bình dân đến các quán có quy mô lớn nhiều nhân viên.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS cầm tay,...
• Dễ dàng kiểm soát nhập, xuất nguyên vật liệu, hàng hóa của quán.
• Có thế hoạt động ngoại tuyến ngay cả khi mất điện hay không có kết nối internet.
• Quản lý báo cáo ca của nhân viên, báo cáo hàng bán, báo cáo kho của từng chi nhánh của chuỗi cửa hàng trên 1 tài khoản quản lý duy nhất.
• Hỗ trợ mọi hoạt động bán hàng, nhận đơn, chuyển hóa đơn từ nơi pha chế, quản lý xuất nhập kho, thu chi theo kì, thông tin khách hàng,...
• Cập nhật tình hình kinh doanh, chi phí lãi lỗ, tiền thu theo ca của quán từ xa ngay trên điện thoại, máy tính theo thời gian thực.
• Quản lý tiền thu theo ca, nhân viên.
• Phần quyền quản lý nhân viên.
• Quản lý chi tiết hóa đơn kể cả hóa đơn bị hủy.

LOYVERSE

LOYVERSE là phần mềm quản lý quán cafe miễn phí nổi bật với các tính năng như đặt hàng quản lý, quản lý hàng tồn kho, nhân viên quản lý, phân tích kinh doanh trực quan, chương trình khách hàng trung thành,... giúp người chủ dễ dàng giám sát bán hàng, giám sát hoạt động kinh doanh của quán cafe một cách nhanh chóng, hiệu quả chỉ với một vài thao tác đơn giản. 

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Hỗ trợ quản lý từ xa và đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop,...
• Quản lý hóa đơn mở bằng cách chia tách, sáp nhập và di chuyển các mục giữa các hóa đơn.
• Gán các hóa đơn cho bàn tại quán cà phê với các hóa đơn được xác định trước.
• Theo dõi hiệu suất và thời gian làm việc của nhân viên.
• Sắp xếp thứ tự thực đơn theo thời gian gọi món của khách hàng.
• Dễ dàng kiểm soát nhập, xuất nguyên vật liệu, hàng hóa của quán.
• Quản lý thu chi, công nợ chi tiết, chính xác.
• Báo cáo thống kê chi tiết về tình hình kinh doanh của quán.

Cukcuk

Phần mềm quản lý quán cà phê Cukcuk phù hợp với mọi mô hình quán cà phê, hỗ trợ điều hành quán ở mọi lúc mọi nơi, kiểm soát được số lượng khách đến có nhiều hay không, công suất phục vụ của nhân viên như thế nào, doanh thu bao nhiêu, có xảy ra sự cố hay sai sót gì trong quá trình phục vụ hay không,... và dễ dàng kiểm soát sự phát triển trong công việc kinh doanh của quán.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Giới thiệu món và ghi nhận order một cách nhanh chóng.
• Hỗ trợ ghi chú món, thêm, hủy món, chuyển bàn, gộp bàn, tách hóa đơn,... dễ dàng.
• Sắp xếp thứ tự thực đơn theo thời gian gọi món của khách hàng.
• Dễ dàng kiểm soát nhập, xuất nguyên vật liệu, hàng hóa của quán.
• Tự động lập sổ sách, ghi chép và báo cáo doanh thu bán hàng theo thời gian thực.
• Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác.
• Hỗ trợ quản lý từ xa trên điện thoại.
• Quản lý thu chi, công nợ chi tiết, chính xác.
• Có thế hoạt động ngoại tuyến ngay cả khi mất điện hay không có kết nối internet.

IPOS

IPOS là phần mềm quản lý quán cafe phù hợp với những quán cà phê mô hình vừa và nhỏ, hỗ trợ người dùng order món, kiểm kê nguyên liệu xuất nhập tồn, báo cáo doanh thu, lợi nhuận, công nợ của quán,... Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp chủ quán cà phê dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh từ xa dù không có mặt trực tiếp tại quán.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Hỗ trợ gọi món, tính tiền, thanh toán, in hóa đơn,...
• Quản lý nguyên vật liệu và tồn kho hiệu quả.
• Báo cáo doanh thu, chi phí, hóa đơn bán hàng, hàng hóa xuất nhập tồn kho, báo cáo công nợ được thống kê chi tiết, xác thực theo từng giờ hoặc theo ngày.
• Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS,...
• Các thao tác bỏ món hoặc đổi món, thêm món, lịch sử sửa hay xóa hóa đơn đều được lưu lại chi tiết.
• Quản lý nguyên vật liệu theo công thức định lượng đã định sẵn giúp nhân viên từ pha chế tới order thực hiện bài bản.
• Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác.
• Quản lý đơn hàng, doanh thu chặt chẽ để tránh thất thoát.
• Theo dõi các hoạt động thu chi, thống kê doanh thu chi tiết như thu chi, số lượng đơn hàng, số voucher và khuyến mãi đã sử dụng, tổng số tiền theo từng phương thức thanh toán, số tiền mặt trong két,...

Mona Media

Mona Media là phần mềm quản lý quán cà phê được xây dựng trên nền tảng lập trình ổn định, mạnh mẽ và bảo mật, hỗ trợ quản lý thu chi, thu ngân, quản lý tồn kho, quản lý chất lượng nguyên liệu,... phù hợp với mọi quán cà phê.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị như: điện thoại, máy tính bảng, laptop, máy POS,...
• Ghi nhận và theo dõi mọi thông tin, hoạt động xuất, nhập của kho hàng.
• Khả năng tính tiền tự động một cách chính xác.
• Báo cáo thống kê chi tiết, xác thực theo ngày, tuần, tháng,...
• Hỗ trợ lưu trữ thông tin, tạo lập hồ sơ của từng khách hàng.

Phân loại phần mềm quản lý quán cafe

Dựa trên nền tảng công nghệ 

Bên cạnh việc lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe miễn phí hay có trả phí thì việc sử dụng phần mềm On-promises hay Cloud cũng là vấn đề các chủ quán cần cân nhắc. Dựa trên nền tảng công nghệ, chúng ta có thể chia phần mềm quản lý quán cafe thành hai loại là phần mềm dạng On-promises (phần mềm cài đặt, lưu trữ dữ liệu tại chỗ – trên máy chủ của quán) và phần mềm dạng Cloud (phần mềm dựa trên nền tảng điện toán đám mây, dữ liệu được lưu trữ trên cloud do nhà cung cấp duy trì). Hãy cùng so sánh một số đặc điểm của hai loại phần mềm này:

Về chi phí: Các phần mềm quản lý quán cafe dạng On-premises thường yêu cầu trả phí một lần trọn gói. Bên cạnh đó, bạn cũng cần đầu tư thiết bị có cấu hình tốt để phần mềm hoạt động ổn định nên chi phí đầu tư ban đầu dành cho phần mềm dạng On-premises thường khá cao. Trong khi đó, các phần mềm dạng Cloud thường sẽ trả phí thuê bao theo tháng hoặc theo năm nên không mất nhiều chi phí đầu tư ban đầu. 

Về triển khai: Việc triển khai phần mềm quản lý quán cafe dạng On-premises phức tạp hơn so với Cloud. Thông thường, để cài đặt phần mềm này thì bạn cần đơn vị cung cấp trực tiếp đến quán triển khai cài đặt. Quán cafe cũng cần có nhân sự am hiểu về công nghệ và kỹ thuật cũng như tốn thêm chi phí để duy trì máy chủ. Trong khi đó, phần mềm dạng Cloud gọn nhẹ, dễ cài đặt và dễ sử dụng ngay cả khi bạn không phải là người sành công nghệ. Chỉ cần đăng ký tài khoản hoặc tải ứng dụng cài đặt là bạn đã có thể sử dụng phần mềm. Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây nên bạn không cần bận tâm về vấn đề máy chủ.

Về tính ổn định: Phần mềm dạng On-premises thường có khả năng hoạt động ổn định ngay cả khi đông khách, hạn chế tình trạng quá tải, gián đoạn sử dụng. Còn với phần mềm quản lý quán cafe dạng Cloud, tính ổn định có phần kém hơn do thường hoạt động dựa trên kết nối internet. Tuy nhiên, nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý quán cafe dạng Cloud đã khắc phục được nhược điểm này nên đây không phải là vấn đề bạn phải lo lắng. 

Về tính bảo mật dữ liệu: Với phần mềm On-premises, dữ liệu được lưu trữ trên server của quán nên bạn có toàn quyền quản lý dữ liệu và không lo lắng vấn đề chia sẻ dữ liệu với bên thứ 3. Còn với dạng Cloud, dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng của nhà cung cấp nên có mức độ kiểm soát và bảo mật thấp hơn. Chủ quán nên làm việc với các nhà cung cấp uy tín để có thể an tâm về tính bảo mật dữ liệu khi dùng phần mềm dạng Cloud. 

Dựa trên chi phí 

Chi phí là một trong những vấn đề được nhiều chủ quán quan tâm khi quyết định lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý quán cafe, bao gồm cả loại miễn phí và trả phí. Vậy hai loại phần mềm này có gì khác nhau và nên sử dụng phần mềm nào?

Về chi phí: Với phần mềm quản lý quán cafe miễn phí, người dùng hoàn toàn không phải chi trả bất cứ chi phí nào, từ đó tiết kiệm một khoản chi phí đầu tư ban đầu. Còn với phần mềm quán cafe có trả phí, đa số các nhà cung cấp sẽ cho phép trải nghiệm miễn phí trong thời gian nhất định, sau đó bạn sẽ mua phần mềm trọn gói hoặc thanh toán gói thuê bao theo tháng/năm.

Về tính năng: Các phần mềm quản lý quán cafe miễn phí thường chỉ đáp những tính năng bán hàng đơn giản như gọi món, tính tiền, thanh toán, in hóa đơn,… Các tính năng khác như quản lý nguyên vật liệu, quản lý nhân viên, hệ thống báo cáo,… thường không có, hoặc nếu có thì đều ở mức độ cơ bản. Ngoài ra, hầu hết phần mềm quản lý quán cafe miễn phí hiện nay không hỗ trợ tính năng quản lý qua các thiết bị như máy tính bảng, smartphone,… mà chỉ sử dụng trên máy tính nên sẽ khá bất tiện trong quá trình theo dõi, quản lý hoạt động kinh doanh. Trong khi đó, phần mềm có trả phí hỗ trợ nhiều nghiệp vụ phức tạp hơn như quản lý kho, chăm sóc khách hàng, quản lý từ xa,… để đảm bảo quán cafe của bạn vận hành trơn tru, hiệu quả. 

Về tính ổn định và khả năng nâng cấp: Các phần mềm miễn phí thường không được cập nhật thường xuyên nên bạn có thể gặp phải nhiều lỗi trong quá trình sử dụng. Trong khi đó, các phần mềm có trả phí hoạt động ổn định hơn, các tính năng và vấn đề bảo mật cũng được cải thiện và nâng cấp thường xuyên để đáp ứng nhu cầu quản lý và bán hàng khác nhau của quán cafe. 

Về hỗ trợ sau mua: Đối với các phần mềm miễn phí, bạn sẽ khó nhận được sự hỗ trợ đầy đủ và kịp thời nếu gặp vấn đề trong quá trình sử dụng. Trái lại, khi sử dụng phần mềm có trả phí, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ nhà cung cấp. Những đơn vị này thường sẽ có đội ngũ kỹ thuật sẵn sàng hỗ trợ, giải quyết các vấn đề của khách hàng nhanh chóng để không ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của quán cafe.

Có thể thấy phần mềm miễn phí hay trả phí, dạng On-premises hay Cloud đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Tùy theo khả năng tài chính và nhu cầu quản lý, hãy lựa chọn loại phần mềm quản lý bán hàng phù hợp nhất cho mô hình quán cafe của bạn để tránh những rủi ro không đáng có.